Новое в авансовых отчетах 2020

Как не допустить ошибки в расчетах с подотчетными лицами

Все наличные денежные обращения в РФ регламентируются двумя указаниями Банка России 2013 и 2014 года. И если Указание Банка России от 07.10.

2013 № 3073-У имеет всеобъемлющий характер и регламентирует наличные денежные обращения на всей территории РФ, то Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У является, по сути, регламентом кассовой дисциплины на предприятиях.

Именно этот нормативный акт устанавливает порядок расчетов с подотчетными лицами. И в нем появились новшества, которые сильно повлияли на представление о подотчетных суммах.

Как выдаются подотчетные средства

Подотчетные средства — это те средства, за которые нужно отчитываться. Именно поэтому по истечению срока, на который они выдаются, сотрудник должен представить авансовый отчет, где указывает, куда он эти деньги потратил.

Ранее действовало правило, что подотчетные средства выдаются строго по приказу руководителя. В нем обозначалось, кому, в какой последовательности и как выдавать подотчетные средства.

Однако последняя редакция Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У подобный приказ сделала необязательным. Поэтому сегодня приказа в компании может и не быть. Но вместо него под каждую выдачу оформляется внутренний нормативный акт.

В ряде организаций, в частности в силовых структурах, вместо заявления используется служебная записка, рапорт и другие варианты.

И теперь бухгалтер работает не с приказом, а с заявлением, в котором руководитель решает, можно ли выделить сумму на определенный срок конкретному сотруднику или нет.

Порядок выдачи подотчетных сумм

В заявлении о выдаче денег под отчет прописывается следующая информация:  

• сумма и срок, на который она выдается

В заявлении сотрудник просит выдать ему определенную сумму, указывая при этом срок, на который она выдается. Руководитель в свою очередь оценивает, стоит или нет выдавать деньги данному сотруднику на обозначенный срок. Именно поэтому одним из важных элементов заявления является виза руководителя.

• даты подписания заявления

Срок, на который выдаются деньги, может варьироваться. Если это 5 рабочих дней, то от даты подписания заявления нужно отсчитать 5 рабочих дней по календарю. Если в заявлении указано «10 календарных дней», то нужно отсчитать календарные дни с учетом выходных, праздников и дней, когда сотрудник не работает.

Кроме того, срок может быть указан не в календарных и не в рабочих днях, а определенной датой — например, до 1 сентября 2019 года. В таком случае интерпретация может быть любая. Дело в том, что Указания Банка России от 11.03.

2014 № 3210-У содержат только требование срока, на который сотрудник хочет получить деньги, без конкретики.

И если руководитель завизировал сумму на такой срок, то бухгалтер, по сути, получает документ, который позволяет произвести выплату.

• виза руководителя о согласовании выдачи

Если начиная с 2017 года в компании есть какой-то внутренний нормативный документ, уже подписанный руководителем, например, приказ о командировке, то заявление с сотрудника можно не требовать. В этом случае деньги выдаются на основании приказа, распоряжения или другого регулирующего внутреннего нормативного документа.

Если такого документа нет, то с сотрудника следует брать заявление. Такой алгоритм действий объясняется тем, что руководитель является распорядителем финансовых средств в организации. Именно он решает, выдать или нет под отчет тому или иному сотруднику ту или иную сумму.

То есть он определяет экономическую целесообразность предполагаемого расхода.  

Если в компании есть внутренний документ, на основании которого руководитель делегирует кому-то свои полномочия, то это должно быть зафиксировано либо приказом, либо доверенностью. Тогда к этому человеку переходят полномочия по определению финансовой обоснованной всех выплат и затрат в организации, и именно он решает, нужно выдавать сотруднику деньги или нет.

Что изменил закон о применении ККТ

В связи с изменениями Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ стали возникать вопросы, связанные с интерпретацией термина «выдача». В ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ расчеты определяются как прием (получение) и выплата денежных средств. И многие стали интересоваться, нужно ли применять ККТ при выдаче подотчетных сумм. 

Пояснения по этому вопросу дает Письмо ФНС от 10.08 2018 № АС-4-20/15566@: если выплаты производятся по договору ГПХ и при выдаче подотчетных средств, то кассовый чек пробивать не нужно.

Это же письмо поставило точку в другом вопросе.

Если компания выдала сотруднику деньги, не пробила чек, как сотрудник должен производить приобретение товарно-материальных ценностей в рамках расчетов с подотчетными лицами? Как он должен тратить деньги? Допустим, он пошел в магазин и приобрел по нашей просьбе картриджи для принтера. При этом он рассчитался наличными деньгами, которые были выданы ему под отчет.

В п. 2 Письма ФНС от 10.

08 2018 № АС-4-20/15566@ говорится, что если сотрудник производит оплату наличными денежными средствами в пользу поставщика за материально-товарные ценности, продавец обязан выдать ему кассовый чек.

И даже если сотрудник имеет доверенность (как представитель юрлица), то это ничего не меняет. Письмо УФНС по г. Москве от 14.06.2018 № 17-26/2/125945@, четко указывает на то, что встречный чек выпускать не нужно.

Однако по-прежнему все расчеты по подотчетным лицам в случае их осуществления подкрепляются теми документами, которые фиксируют факт оплаты. Именно поэтому к авансовому отчету прикрепляются соответствующие документы.

Электронные авансовые отчеты и электронные чеки

Одним из заметных результатов активного развития технологий стало появление в деятельности компаний электронных документов. К электронным документам относится в том числе документ, сформированный на бумажном носителе, но с применением современной техники, подключенной к онлайн-кассам.

Если обратить внимание на электронные чеки, то важным элементом в них является QR-код. В свете последних изменений в законодательстве выдачей электронного чека будет считаться даже то, что продавец покажет сотруднику на своем мониторе QR-код, а тот его считает с помощью смартфона.  

Несколько лет назад вышло Письмо Минфина РФ от 12.04.2013 № 03-03-07/12250, в котором закреплено, что авансовый расчет может быть представлен в электронной форме. Как это осуществляется на практике:

• Если в компании внедрен ЭДО

При внедрении ЭДО на ПК или ноутбуках сотрудников устанавливается специальная программа. У каждого сотрудника есть своя электронная подпись (ЭП), позволяющая в этой программе формировать авансовый отчет по установленной форме, подписывать его ЭП и прикреплять к нему необходимые электронные документы и электронные чеки, которые он получил от поставщиков.

Бухгалтер получает электронный авансовый отчет, уже подписанный личными подписями сотрудника и распорядителя финансами (директора или финансового директора). Если с документом все в порядке, то он подписывает его своей ЭП.

Если налоговая в рамках выездной документальной поверки запросит документы, подтверждающие кассовую дисциплину, ей можно предоставить электронные авансовые отчеты с приложенными электронными кассовыми чеками.

Если ЭДО отсутствует, то компания имеет право вести учет в бумажном виде. В этом случае сотруднику придется заполнять установленный ЦБ бланк авансового отчета, прикреплять к нему бумажные кассовые чеки, подтверждающие расходы.

На сегодняшний день все чеки, которые содержат QR-код, равно как и бланки строгой отчетности (БСО), в обязательном порядке должны быть выбиты поставщиками, продавцами на кассовой технике, подключенной к онлайн-кассам.

С 1 июля 2019 года БСО принимаются к учету в качестве расходов только в самых крайних случаях — когда в соответствии с законом данный поставщик имеет право на реализацию своих товаров или услуг без кассового аппарата. Во всех других случаях все чеки, предъявляемые подотчетниками, должны иметь QR-код.

Законодательство пока не требует проверки этих чеков. Но сегодня все экономически целесообразные расходы должны подтверждаться документами. Чтобы проверить все чеки, предъявляемые в составе авансовых отчетов, установите приложение ФНС «Проверка кассового чека».

Что делать, если нарушен срок представления авансового отчета?

В данном случае работают нормы ст. 137 ТК РФ.

Работодатель, выдавший подотчетные суммы, вправе не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании сумм, по которым не поступил авансовый отчет, из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Самая «безопасная» схема действий при этом — взять с сотрудника заявление («Прошу данную сумму удержать из моей заработной платы…»).

Если сотрудник оспаривает размеры и основания удержаний, то ситуация осложняется. Например, он может заявить, что потерял чеки, или что с его точки зрения расход был экономически целесообразен, с чем не согласен работодатель.

Если спустя месяц ситуация не разрешилась, то тогда спор рассматривает судебный орган либо по истечению срока работодатель признает эти деньги доходом сотрудников.

Изменения с 1 июля 2019 года

С 1 июля вступили в силу отдельные нормы Федерального закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ. В кассовых чеках и БСО, сформированных при осуществлении расчетов между организациями и (или) ИП с использованием наличных денег и (или) с предъявлением электронных средств платежа, появились дополнительные реквизиты:

• наименование покупателя (клиента);
• ИНН покупателя (клиента);
• сведения о стране происхождения товара (при осуществлении расчетов за товар);
• сумма акциза (если применимо);
• регистрационный номер таможенной декларации — при осуществлении расчетов за товар) (если применимо).

Таким образом, с 1 июля 2019 года, когда подотчетник приобретает ценности по доверенности от имени компании, не как физлицо, продавец должен пробить на чеке наименование и ИНН покупателя. И это окажет существенное влияние на практику налогообложения.

Что изменится в 2020 году: налоги, взносы, пособия, бухучет, отчетность в Росстат, обязательная маркировка товаров

С апреля 2020 года поменяются правила взыскания небольших сумм задолженности по налогам (а также взносам, пеням и штрафам). Срок на принятие решения о взыскании составит два месяца от наиболее раннего из двух событий:

• общая сумма долга по невыполненным требованиям превысила 3 000 руб.;
• прошли три года с момента окончания срока, указанного в самом раннем из невыполненных требований.

Для долга свыше 3 000 руб. срок на взыскание останется прежним: два месяца после окончания периода исполнения, отраженного в требовании об уплате. Соответствующие поправки внесены Федеральным законом от 29.09.19 № 325-ФЗ в пункт 3 статьи 46 НК РФ.

Также в апреле 2020 года начнет действовать следующее правило: при взыскании недоимки на сумму свыше 1 млн. руб. сотрудники ИФНС смогут один раз провести осмотр территорий, документов, предметов и помещений организации при ее согласии.

Также им разрешат истребовать документы (информацию) об имуществе, имущественных правах и обязательствах должника (организации и ИП). Перечисленные меры допустимы, если должник не погасил недоимку в течение 10 дней с даты принятия решения о взыскании (новая редакция п. 1 ст. 92 НК РФ, новый п. 2.1 ст. 93.1 НК РФ (см.

«Недавние поправки в первую часть НК РФ: новые правила взыскания недоимки, зачет переплаты и другие изменения»).

Экстерн») позволяют сформировать платежку в 1 клик на основе данных из декларации (расчета) или присланного инспекций требования об уплате налога (взноса).

Все необходимые данные (реквизиты получателя, актуальные КБК, номера счетов управлений Федерального казначейства, коды для статуса плательщика) своевременно обновляются в сервисе без участия пользователя. При заполнении платежки все актуальные значения подставляются автоматически.

Автоматически сформировать платежку на уплату налога по данным из декларации и сдать отчетность через интернет

Переплату разрешат зачесть в счет погашения недоимки по налогам другого вида

С октября 2020 года изменится порядок зачета переплаты в счет недоимки (или предстоящих платежей). Ограничение на зачет переплаты только в счет налога того же вида будет снято.

К примеру, излишне уплаченный местный налог разрешат зачесть в счет недоимки по региональному налогу и наоборот.

Напомним, что сейчас излишне уплаченные федеральные налоги засчитываются по только федеральным, региональные — по региональным, местные — по местным.

Правила возврата переплаты останутся прежними: сначала зачтут недоимку, потом вернут то, что осталось. Но зачет будет возможен не только по налогам (пеням, санкциям) то же вида, но и любого другого.

А возврат излишне взысканной суммы станет невозможен при любой задолженности, даже если она возникла по налогу иного вида (сейчас переплату возвращают при отсутствии недоимки по налогам только того же вида).

Перечисленные поправки внесены Федеральным законом от 29.09.19 № 325-ФЗ в пункты 1 и 6 статьи 78 НК РФ и в пункт 1 статьи 79 НК РФ (см. «Недавние поправки в первую часть НК РФ: новые правила взыскания недоимки, зачет переплаты и другие изменения»).

Подать заявление о зачете или возврате налогов (взносов) через интернет Подать бесплатно

Иностранцев, не зарегистрированных в ИФНС, поставят на налоговый учет

С апреля 2020 года в статье 83 НК РФ появится новый пункт 7.4. Он посвящен иностранцам и лицам без гражданства, у которых в России нет статуса ИП, места жительства (места пребывания), транспорта или недвижимости.

Если такой человек не состоит на налоговом учете в РФ, но получает в нашей стране доходы, его зарегистрируют в ИФНС. Основанием послужат сведения по форме 2-НДФЛ, представленные на указанное лицо его работодателем.

Далее налоговики вышлют соответствующее уведомление в адрес компании или ИП, выплативших доходы этому лицу. Организация или предприниматель обязаны в течение пяти дней с даты получения уведомления направить его иностранцу, а в ИФНС представить документ, подтверждающий факт передачи уведомления этому лицу (новый п. 2.1 ст. 84 НК РФ).

Когда 2-НДФЛ перестанут поступать, налоговики подождут три года с момента последней подачи сведений.

Если за это время иностранец сам не задекларирует свои доходы, его снимут с российского налогового учета. Уведомлений об этом инспекторы никому не направят (новый п. 5.7 ст. 84 НК РФ).

Указанный порядок впервые применят к сведениям о доходах, представленным после 1 января 2020 года (Федеральный закон от 29.09.19 № 325-ФЗ; см. «Недавние поправки в первую часть НК РФ: новые правила взыскания недоимки, зачет переплаты и другие изменения»).

Бесплатно заполнить и сдать через интернет 2‑НДФЛ с новыми кодами

Увеличится перечень документов, которые можно сдавать и получать через МФЦ

Уже в 2019 году появилась возможность обмениваться с ИФНС документами через многофункциональные центры представления государственных и муниципальных услуг.

Сейчас через МФЦ можно сдать: документ о предоставлении льготы по транспортному налогу; уведомление о выбранном земельном участке, в отношении которого применяется налоговый вычет; уведомление о выбранных объектах налогообложения налогом на доходы физлиц, в отношении которых предоставляется налоговая льгота.

Получить через МФЦ можно: документ о рассмотрении налоговиками сведений (кроме деклараций), представленных физическими лицами в ИФНС через многофункциональный центр; документ, содержащий сведения о физическом лице, которые составляют налоговую тайну.

С 2020 года налогоплательщики дополнительно смогут сдавать через МФЦ:

• заявление о постановке на налоговый учет или о снятии с учета (новая редакция п. 5.1 ст. 84 НК РФ; действует с 1 апреля 2020 года);
• уведомление о выборе обособленного подразделения для постановки организации на налоговый учет (если несколько ОП находятся в одном муниципальном образовании, городах Москве, Санкт-Петербурге и Севастополе на территориях, подведомственных разным налоговым органам). Об этом сказано в новой редакции пункта 5.1 статьи 84 НК РФ; действует с 1 апреля 2020 года;
• уведомление об осуществлении (о прекращении) деятельности по оказанию услуг физическому лицу для личных, домашних и (или) иных подобных нужд (новая редакция п. 5.1 ст. 84 НК РФ; действует с 1 января 2020 года);
• документ, подтверждающий, что налоговый агент направил иностранному гражданину или лицу без гражданства уведомление о постановке этого лица на налоговый учет (новая редакция п. 5.1 ст. 84 НК РФ; действует с 1 апреля 2020 года).

Кроме того, в 2020 году в МФЦ разрешат получить свидетельство о постановке на налоговый учет физического лица (новая редакция п. 5.1 ст. 84 НК РФ; действует в силу с 1 апреля 2020 года).

Все упомянутые поправки утверждены Федеральным законом от 29.09.19 № 325-ФЗ (см. «Недавние поправки в первую часть НК РФ: новые правила взыскания недоимки, зачет переплаты и другие изменения»).

Бесплатно получать требования и направлять запросы в ИФНС через интернет

Физлица смогут сдавать «бумажные» декларации по налогу на доходы через МФЦ

С января 2020 года будет действовать обновленная редакция пункта 4 статьи 80 НК РФ. Она позволит физическим лицам представлять декларации по НДФЛ, заполненные на бумаге, через многофункциональные центры представления государственных и муниципальных услуг.

По просьбе налогоплательщика сотрудник МФЦ проставит на копии декларации отметку о принятии и дату приема. Днем представления декларации будет считаться день, когда ее принял МФЦ. Поправки внесены Федеральным законом от 29.09.19 № 325-ФЗ (см.

«Недавние поправки в первую часть НК РФ: новые правила взыскания недоимки, зачет переплаты и другие изменения»).

Увеличится сумма недоимки, по которой требование об уплате направят в течение 1 года

Существует правило: ИФНС должна направить требование об уплате налога не позднее 1 года со дня выявления недоимки, если ее величина не более 500 руб. Во всех прочих случаях данный срок равен трем месяцам.

С апреля 2020 года начнет действовать иной порядок. Период для направления требования об уплате недоимки составит 1 год с момента ее выявления, если сумма задолженности по налогу (пеням, штрафам) равна:

• для физлиц — менее 500 руб.;
• для организаций и предпринимателей — менее 3000 руб.

Во всех прочих ситуациях срок по-прежнему будет равен трем месяцам.

Изменения внесены в пункт 1 статьи 70 НК РФ (см. «Недавние поправки в первую часть НК РФ: новые правила взыскания недоимки, зачет переплаты и другие изменения»).

Бесплатно сдавать налоговую отчетность и отвечать на требования ИФНС через интернет

Как изменятся обеспечительные меры

С апреля 2020 года налогоплательщик сможет просить о замене ареста имущества не только на залог (как сейчас), но и также на банковскую гарантию или на поручительство третьего лица (новая редакция п. 12.1 ст. 77 НК РФ).

К тому же с апреля 2020 года информация о принятии обеспечительных мер по уплате налогов перестанет быть налоговой тайной.

На сайте ФНС будут размещаться сведения о том, что инспекторы приняли решение о залоге, об аресте или запрете отчуждения имущества. На сайте появятся данные и о самих объектах (новый п. 4 ст. 72 НК РФ, новый подп. 14 п. 1 ст. 102 НК РФ).

Также см: «Недавние поправки в первую часть НК РФ: новые правила взыскания недоимки, зачет переплаты и другие изменения».

Скорректирован порядок зачета единого налогового платежа физлиц

В 2019 году инспекторы были обязаны зачесть единый налоговый платеж физлиц в счет уплаты конкретного налога в сроки, установленные для перечисления этого налога.

С 2020 года зачет станут производить в срок не позднее 10 дней с более поздней из двух дат: даты направления уведомления или даты поступления единого платежа в бюджет.

При этом зачет не может быть осуществлен позднее даты уплаты налога.

Соответствующий порядок закреплен в новых редакциях пунктов 1 и 5 статьи 45.1 НК РФ (см. «Недавние поправки в первую часть НК РФ: новые правила взыскания недоимки, зачет переплаты и другие изменения»).

Уточнен круг обязанностей плательщиков взносов, открывших обособленные подразделения

С января 2020 года плательщики взносов будут обязаны сообщать в ИФНС о наделении полномочиями (о снятии полномочий) по начислению выплат физлицам только тех обособленных подразделений, у которых открыт счет в банке (новая редакция подп. 7 п. 3.4 ст. 23 НК РФ; см.

«Недавние поправки в первую часть НК РФ: новые правила взыскания недоимки, зачет переплаты и другие изменения»). Напомним, что сейчас нужно уведомить ИФНС о наделении любого ОП полномочиями по начислению выплат физлицам (о лишении таких полномочий).

Сделать это нужно в течение 1 месяца со дня, когда подразделению были предоставлены (либо сняты) такие полномочия.

Подать через интернет сообщение о наделении обособленного подразделения полномочиями по начислению выплат физлицам Подать бесплатно

Налоговикам разрешат сообщать о недоимках посредством СМС-сообщений

С апреля 2020 года работники ИФНС смогут информировать налогоплательщиков, налоговых агентов, а также плательщиков сборов и страховых взносов о недоимках и задолженностях при помощи СМС-сообщений.

Но есть одно условие: направлять такие сообщения допустимо только в случае, когда адресат дал на это свое письменное согласие (новый п. 7 ст. 31 НК РФ; см.

«Недавние поправки в первую часть НК РФ: новые правила взыскания недоимки, зачет переплаты и другие изменения»).

Заполняем авансовый отчет

Скачать бланк авансового отчета

Скачать образец заполнения авансового отчета подотчетным лицом в 2019 г.

Как отчитываются подотчетные лица

Расходование денег, выдаваемых сотруднику авансом, подтверждается первичным учетным документом — авансовым отчетом. Заполненный образец авансового отчета представляет собой унифицированную форму № АО-1, в одну часть которой вносит сведения сотрудник, во вторую — бухгалтер.

Приложением к авансовому отчету идут чеки и квитанции, подтверждающие расходы. С 01.07.2019 вступили в силу поправки, касающиеся обязательных реквизитов чеков, если товары (услуги) приобретает юридическое лицо или ИП либо работник от имени компании. Чтобы у налоговиков не было претензий к чекам, они должны обязательно содержать:

• наименование и ИНН покупателя;
• сумму акциза;
• номер таможенной декларации;
• страну происхождения товара;
• разбивку по товарным позициям.

Помните также, что БСО на бумаге сейчас практически не выдают, всех продавцов, за исключением ИП на УСН и ПСН, обязали выдавать покупателям полноценные чеки.

Еще один важный момент: чтобы оформить возврат подотчетных сумм по авансовому отчету, работник вправе принести распечатанный чек, полученный по e-mail или SMS, в том числе с QR-кодом. Электронный и бумажный кассовые чеки равноценны, поэтому проблем при проверках не возникнет. Исключение по-прежнему составляют электронные билеты.

Чтобы принять их в состав расходов в целях налогообложения прибыли, посадочные талоны распечатывают и предъявляют для проставления отметки о досмотре. В противном случае доказать расход на транспортные услуги не получится.

Либо вам придется делать запрос в компанию-перевозчик, чтобы она подтвердила оказание услуги конкретному пассажиру.

Возврат подотчетных сумм

Законом установлены конкретные сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом, в которые работник обязан отчитаться об израсходованных средствах. Это три рабочих дня после дня истечения срока, на который выданы денежные средства, или со дня выхода на работу (п. 6.3 Указания № 3210-У).

Если работник не полностью израсходовал денежные средства, на использованную часть составляется авансовый отчет, а в нем указывается оставшаяся сумма. На нее и распространяется возврат подотчетных сумм по авансовому отчету, и сделать это следует одновременно с подачей отчета.

Нередки ситуации, когда работник тратит собственные денежные средства, потом приносит документы и просит возмещение подотчетных сумм по авансовому отчету. В этом случае он обращается в бухгалтерию с заявлением о возмещении понесенных расходов, и бухгалтер проводит такие расчеты тоже с помощью авансового отчета.

Если сотрудник ничего не потратил, он возвращает в кассу всю полученную подотчетную сумму, а авансовый отчет не составляет. При этом срок предоставления авансового отчета подотчетным лицом не учитывается, но вернуть деньги следует не позже чем в трехдневный срок по истечении периода, на который они выданы.

Порядок заполнения

Поскольку разработана унифицированная форма, действуют и правила, как оформляется авансовый отчет об израсходованных подотчетных суммах в текущем году.

Сначала его заполняет сотрудник, который получил деньги и отчитывается по ним, затем бухгалтер. Когда документ полностью готов, его отдают руководителю на контроль.

Посмотрим конкретный пример заполнения авансового отчета по хозяйственным расходам и параллельно расскажем обо всех нюансах.

Что заполняет сотрудник

Лицевая сторона.

На лицевой стороне формы № АО-1 работнику необходимо:

1. Указать наименование фирмы и код по ОКПО.

2. Проставить дату составления документа и присвоить номер.

3. В графу «Отчет в сумме» вносим сумму, которую работник потратил на хознужды предприятия. Например, ему было выдано 12 000 рублей, а он потратил 10 000. Поэтому в этой графе он указывает 10 000.

4. Указываем наименование и код структурного подразделения.

5. После этого указываем Ф.И.О. подотчетного лица, его табельный номер и профессию (должность).

6. Вписываем назначение аванса.

7. В левой стороне таблицы, расположенной на лицевой стороне формы, указываем размер суммы, полученной из кассы предприятия (либо на банковскую карту). При необходимости указываем размер выданных в валюте денег.

8. Указываем итоговую сумму полученных денежных средств.

9. Вписываем сумму, потраченную на хозяйственные нужды предприятия.

10. Указываем размер остатка.

Оборотная сторона.

Представленный заполненный образец авансового отчета наглядно демонстрирует, какие сведения следует внести работнику в соответствующие графы:

• 1 — номер п/п, присвоенный документу, подтверждающему траты;
• 2 — дата составления чека;
• 3 — номер чека;
• 4 — наименование документа, подтверждающего расходы;
• 5 — сумма произведенного расхода в рублях;
• 6 — заполняется при необходимости, если были расходы в иностранной валюте.

После перечисления реквизитов на все приложенные документы заполняют строку «Итого», где указывают общую величину расходов.

После того, как сотрудник заполнил необходимые поля, он ставит в бланке свою подпись с расшифровкой. Затем документ передает в бухгалтерию, где бухгалтер проверяет правильность заполнения.

Что заполняет бухгалтер

Лицевая сторона.

Бухгалтер после получения бланка должен убедиться в правильности его заполнения. Если ошибок нет, в графе «Отчет проверен» бухгалтер делает запись об этом и ставит свою подпись.

Бухгалтер указывает информацию о внесенном остатке или перерасходе средств.

После этого переходит к дальнейшему заполнению бланка.

Заполняется отрывная часть бланка, подписывается и передается работнику.

Оборотная сторона.

Бухгалтер записывает информацию в графы 7 и 8. Здесь указываются суммы расходов, принятых к учету. В графе 9 указываются номера бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов. Суммы, которые указали работник и бухгалтер, должны совпадать.

После этого бухгалтером заполняется лицевая сторона бланка.

Лицевая сторона.

На лицевой стороне в правой таблице бухгалтер проверяет следующие сведения:

• остаток или перерасход предыдущего аванса;
• размер аванса, полученного из кассы предприятия;
• количество потраченных денежных средств;
• остаток или перерасход авансовых сумм.

В таблицу слева — бухгалтерская запись — вносят информацию из данных графы 9, которая находится на оборотной стороне.

Бухгалтер направляет документ главбуху (если он есть), который тоже его проверяет. После проверки авансового отчета главбух подписывает его и направляет на утверждение к главе предприятия.

Директор утверждает документ и возвращает его в бухгалтерию.

Так выглядит образец заполнения авансового отчета в 2019 г. по хозяйственным расходам. Аналогичный порядок оформления действует и в любых других ситуациях — когда надо отчитаться о командировочных или представительских расходах.

Оформленный авансовый отчет хранится в бухгалтерии фирмы 5 лет. По истечении этого срока документ уничтожают.

Какие документы нужны для командировки в 2020 году

Командировка — это поездка по делам компании,в ходе которой работник должен выполнить служебное поручение.Командировка проходит вдалеке от обычного места работы,а ее срок оговаривается работодателем. Не считаетсякомандировкой работа проводника поезда или курьера.

Согласно статье 167 ТК РФ, на время командировкиза работником сохраняется место (его нельзя уволить)и средний заработок. Статья 168 Кодекса обязывает работодателякомпенсировать траты сотрудника на жилье, проезд, а такжеоплатить другие расходы, связанные со служебной поездкой.

В каждой компании в дополнение к трудовомузаконодательству может быть составлен локальный акт, регулирующийпроцесс командирования сотрудников. В нем указывают:

• что может быть целью рабочей поездки;
• кого могут отправлять в командировку;
• каков размер суточных для командировочных по Россиии за границей;
• какие виды расходов покрывает фирма, в том числедополнительные (например, расходы на деловые ужины, трансфер,такси).

Перед рабочей поездкой важно ознакомиться с положениемо командировках в компании, чтобы точно знать, какиерасходы возместят, а какие нет.

Процесс оформления деловой поездки в каждой компании имеетсвои нюансы. Но есть и общие моменты, которые характерныдля большинства организаций.

1. Выбор сотрудника

Согласно российскому законодательству, не все работникиобязаны ездить по делам компании. Нельзя направлятьв служебные поездки беременных, даже если они не против(статья 259 ТК РФ). Командировать сотрудникас ограниченными физическими возможностями можно, если емуобеспечиваются соответствующие его потребностям условия труда(например, колясочнику нужны пандусы).

Кого нельзя отправить в командировку

Также есть ограничения при направлении в командировкуследующих категорий сотрудников.

• женщины, имеющие детей до 3 лет;
• отцы и матери (опекуны), единолично воспитывающие детейдо 5 лет;
• родители, имеющие детей с ограниченными физическимивозможностями;
• сотрудники, которые ухаживают за больными членами семьи(болезнь должна быть подтверждена медицинским заключением).

Направить этих сотрудников в служебную поездку можно толькос письменного согласия. Об этом говорится в статьях259 и 264 ТК РФ.

Кроме того, сотрудника не могут послатьв командировку, пока он находится в отпуске илина больничном. Чтобы вызвать работника с отдыха,понадобится заручиться его согласием в письменной форме.

В остальных случаях работник, отказавшийсяот командировки, рискует получить дисциплинарное взысканиевплоть до увольнения.

2. Согласование командировки

В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездкуи сопутствующие траты, принято составлять служебную запискуначальству — обычно это делает руководитель командированного.В документе прописываются сроки и цель поездки, ФИОи должность командировочного.

Пример служебной записки:

Однако оформлять служебную записку по закону необязательно.Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощени автоматизирован — сотрудник создает заявкув корпоративной системе, после чего задача на оформлениедокументов «падает» на ответственных сотрудников:в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.

3. Составление заявления на выплату аванса

Следующим шагом сотрудник должен написать заявлениена перечисление авансовых средств, чтобы он мог купитьбилеты и забронировать гостиницу.

Сумма рассчитывается исходяиз примерной стоимости аренды жилья и транспортныхрасходов. Кроме того, в авансовый платеж включаются суточные.

Не забудьте свериться с положениемо командировках — не стоит бронировать люксв пятизвездочном отеле, если лимит на гостиницусоставляет 2000 рублей в сутки.

Пример заявления на выплату аванса:

4. Выпуск приказа о командировке

После согласования поездки готовится приказ, который сотрудникдолжен подписать. Документ составляется в свободной форме,принятой в компании, или по унифицированной официальнойформе Т-9 или Т-9а (если командированных несколько).

Раньше такжетребовалось оформлять служебное задание и командировочноеудостоверение, но Постановление ПравительстваРФ от 29.12.2014 № 1595 сделало применение этихдокументов необязательным.

Хотя некоторые компании используютих и по сей день, это не запрещено.

В приказе пишут:

• кого отправляют в командировку (ФИО сотрудника, должность,подразделение);
• куда;
• в какие даты и на сколько календарных дней;
• зачем (цель поездки).
• кто финансирует поездку (работодатель).

Как оформить авансовый отчет: инструкции и образец заполнения на 2019–2020 год

Авансовый отчет подтверждает расходы бизнеса в бухгалтерском и налоговом учете. Важно правильно оформить документ и подкрепить данные в нем чеками и накладными, чтобы у налоговой не было вопросов и повода доначислить налоги.

Что такое авансовый отчет

Авансовый отчет — это первичный документ, который подтверждает израсходованные суммы денег подотчетными лицами. Подотчетные — это сотрудники, которые получили деньги на хозяйственные нужды от работодателя. Они и составляют авансовый отчет.

Работники получают наличные деньги на командировки, покупку канцелярских товаров, ГСМ, оплату услуг сторонних компаний и прочего Тратить такие деньги можно только на те цели, на которые они получены. Если деньги остались, их нужно вернуть в кассу.

Итак, сотрудник возвращает остаток и отчитывается по израсходованным суммам. А бухгалтер проверяет авансовый отчет и заполняет оставшиеся строки.

Как оформить авансовый отчет

Авансовый отчет составляют в одном экземпляре, а заполняют его подотчетное лицо и бухгалтер компании. Как правильно вести авансовые отчеты в 2019–2020 году, сказано впорядке ведения кассовых операций. Мы собрали правила оформления отчета для бухгалтеров, которые с ними работают.

Правило № 1: компания самостоятельно устанавливает форму авансового отчета. Это может быть унифицированная или оригинальная форма, руководитель утверждает ее приказом к учетной политике.

За основу бланка можно взять унифицированную форму № АО-1, добавить нужные строки и закрепить удобный вариант бланка в учетной политике.

Важно: в бланке должны быть обязательные для первички реквизиты, они перечислены в ч. 2 закона № 402-ФЗ.

Правило № 2: руководитель утверждает срок, по истечении которого сотрудник должен отчитаться по авансу. Когда срок истекает, сотрудник должен сдать отчет в бухгалтерию в течение трех рабочих дней или после выхода на работу. При покупке товаров для организации за наличные также нужно оформить документы, которые обоснуют расходы и вычеты по НДС.

Правило № 3: руководитель устанавливает срок, в течение которого бухгалтер должен проверить авансовый отчет. Затем главбух, бухгалтер, а в их отсутствии сам руководитель утверждает отчет и производит окончательный расчет по нему.

Упростить составление отчетов можно настроив электронный документооборот. Это особенно актуально, если сотрудники работают в одном подразделении, а бухгалтерия в другом. Почему, сейчас расскажем.

Как заполнить авансовый отчет в рублях

Подотчетнику. На лицевой стороне документа указывают наименование организации или ФИО предпринимателя и подразделение. Сотрудник вписывает свои ФИО, должность и табельный номер, а также назначение аванса.

Графу «Назначение аванса» нужно заполнить обязательно, но без подробностей. Достаточно указать категорию расходов: командировочные расходы, покупка расходников для офисного оборудования, представительские расходы.

На оборотной стороне в графах со 2 по 4 сотрудник в хронологическом порядке перечисляет реквизиты документов, подтверждающих расходы, в графе 5 указывает суммы затрат.

Расходы подтверждают: кассовые и товарные чеки, товарные накладные, приходные кассовые ордера, транспортные документы (проездные билеты, талоны), другие подобные документы. Сотрудник должен приложить их к отчету, иначе фирма не сможет отразить в налоговой базе расходы и принять к вычету НДС.

Бухгалтеру. Когда бухгалтер получает отчет, то присваивает ему номер и ставит дату приема документа. Также он заполняет отрывную расписку о принятии отчета к проверке. В ней нужно написать ФИО подотчетного лица, реквизиты авансового отчета, сумму выданных денег и количество подтверждающих документов. Заполненную расписку бухгалтер выдает подотчетнику.

Теперь бухгалтер проверяет отчет и заполняет отведенные ему графы. В таблицу отчета об авансе он вписывает:

• сведения об остатке или перерасходе по предыдущему авансу;
• сведения о сумме текущего аванса;
• общую сумму полученных и израсходованных денег;
• сумму остатка либо перерасхода;
• информацию о бухгалтерских счетах, где отражается подотчет.

На оборотной стороне в графе 7 бухгалтер записывает суммы расходов, принятых к учету, в графе 9 – дебет счета (субсчета). Графу 8 бухгалтер заполняет, если сотрудник получал аванс в валюте.

Затем руководитель организации утверждает отчет и заполняет отдельный блок вверху бланка.

Чтобы потраченные деньги учесть в расходах или принять к вычету, отчет должен быть заполнен правильно. Затраты подтверждаются чеками, накладными и билетами. Чтобы все шло по плану, можно выдать подотчетным сотрудникам памятки и чек-листы. В них напечатать инструкцию по заполнению отчета и список подтверждающих документов.

Читайте нас на astral.ru