Критично ли отсутсвие обязательных реквизитов в актах

Содержание

Что обоснует отсутствие детализации услуг в акте и счете-фактуре

Критично ли отсутсвие обязательных реквизитов в актах

Претензии налоговых органов к первичным учетным документам, которыми оформляются операции по оказанию услуг, — крайне распространенное на практике явление. Часто налоговиков не устраивает степень конкретизации услуг.

 Если содержание хозяйственной операции описано только общими словами, без должной детализации, то это обстоятельство само по себе привлечет пристальный интерес со стороны проверяющих.

Ключевая причина всех возникающих в этой сфере споров между налогоплательщиками и налоговыми органами заключается в нематериальном характере услуг, ведь ее результаты не имеют материального выражения, а она сама потребляется в процессе осуществления (п. 5 ст. 39 НКРФ).

Вследствие этого компаниям, как правило, трудно предъявить проверяющим «материальные следы» приобретенных услуг, особенно если с момента их оказания прошло несколько лет, что характерно для выездных проверок.

Акт не единственный документ, подтверждающий оказание услуг

Пик налоговых споров по вопросу о степени необходимой детализации услуг в первичных учетных документах пришелся на 2009 год. Президиумом ВАС РФ было принято постановление от20.01.09 №2236/07, сформировавшее и упорядочившее арбитражную практику. В нем суд сделал два ключевых вывода:

  • исчерпывающий перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа определяется законодательством о бухгалтерском учете. Оно не требует детализированного описания оказанных услуг. Напомним, что в настоящий момент это статья 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
  • реальность оказанных услуг может подтверждаться наряду с первичными учетными документами и иными доказательствами. При этом в случае спора именно налоговый орган обязан доказать то, что услуги, описанные в первичных учетных документах, в действительности не оказывались.

Выводы, сформулированные в постановлении, носят универсальный характер. Они могут быть распространены и на счета-фактуры, поскольку статья 169 НК РФ, определяющая перечень обязательных реквизитов счета-фактуры, также не содержит требований о необходимости детализации услуг.

Однако споры между налогоплательщиками и налоговыми органами по этому поводу продолжаются и по сей день.

Следует отметить, что теперь налоговики предъявляют все меньше формальных придирок к «недетализированным» актам. Ключевой довод, заявляемый в текущих налоговых спорах, — нереальность оказанных услуг.

 По мнению налоговиков, если из первичного документа нельзя понять, что за услуги были оказаны, то таких услуг не оказывалось.

К сожалению, в некоторых случаях арбитражные суды могут поддержать такой подход (см., в частности, постановления федеральных арбитражных судов Волго-Вятского от24.04.14 №А79-3311/2013, от15.10.12 №А28-11256/2011, Московского от28.11.12 №А41-8955/11 округов).

Хотя отметим, что в проигранных налогоплательщиками делах отсутствие детализации, как правило, не единственная претензия. Налоговики и суды могут усомниться в возможности оказания контрагентами каких-либо услуг в принципе из-за отсутствия трудовых ресурсов, договоров с третьими лицами.

Против компаний подчас свидетельствуют показания сотрудников и существенные противоречия в представленных документах.

Однако сам факт отрицательной практики вынуждает налогоплательщиков все более тщательно подходить к документальному оформлению услуг. Но составляет акты, как правило, исполнитель, а детализация важна для заказчика.

И он не всегда может настоять на удобном для себя оформлении документов. Тем не менее отсутствие детализации не означает, что подтвердить факт оказания услуги невозможно. Очень часто у компании в наличии есть доказательства реальности сделки.

Рассмотрим некоторые из таких свидетельств.

Некоторые услуги имеют материальное выражение

В некоторых случаях детализации актов оказанных услуг не требуются, поскольку услуги носят «видимый» характер. Их оказание сопровождается составлением специфических отчетных документов, которые сами по себе могут подтвердить реальный характер услуг. Так, в частности, услуги могут подтверждаться:

  • перевозки — товарно-транспортными накладными (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от13.08.13 №А40-149892/12-116-263);
  • по ведению бухгалтерского учета — составленной финансовой отчетностью (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от10.03.09 №А40-40057/08-107-145);
  • консультационные и по оптимизации внутренних бизнес-процессов компании — отчетами и иными внутренними документами, разработанными исполнителем и используемыми заказчиком после проведения оптимизационных процедур (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от24.02.10 №А40-36080/08-14-130);
  • по обучению персонала — лицензиями образовательной организации, программами обучения и сертификатами (дипломами, удостоверениями), выданными лицам, прошедшим обучение (постановления Федерального арбитражного суда Московского округа от23.09.09 №А40-31844/08, от15.07.11 №А40-122922/10);
  • по размещению рекламы на телевидении — эфирными справками и отчетами теле-радиовещательных компаний; по размещению рекламы в печатных изданиях — отчетными экземплярами соответствующих изданий (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от10.10.11 №А40-30370/10);
  • таможенного представителя (брокера) — таможенными декларациями с отметками таможенного представителя (постановление Федерального арбитражного суда Центрального округа от24.12.12 №А54-5949/2010).

Вместе с тем на практике налоговые органы могут ссылаться на то, что отчетные документы не относятся к услугам, указанным в акте (например, маркетинговый отчет составлен не привлеченной компанией, а силами внутренних подразделений налогоплательщика).

Поэтому, если эти документы составляются в бумажной форме, то их приемку-передачу от исполнителя к заказчику лучше оформлять передаточными актами, которые подписываются обеими сторонами.

В то же время передаточные акты не нужны, если отчетные документы лично подписываются исполнителем (например, подготовленная юридическая справка подписана юридическим консультантом).

Услуги могут быть детализированы в других документах

Акт оказанных услуг вовсе не является единственным документом, в котором должна содержаться детализация оказанных услуг. Во многих случаях их объем подробно описывается при заключении сделки: в договоре, техническом задании (спецификации), счете. Во всех подобных случаях нет необходимости повторно описывать услуги в акте.

Так, гражданское законодательство при регулировании некоторых видов договоров закрепляет обязанность по составлению отчетных документов, в которых производится детализация исполнения. В частности, должны составляться отчеты:

  • по исполнению поручения комитента, принципала в рамках посреднических договоров: договора поручения (ст. 974 ГКРФ), договора комиссии (ст. 999 ГКРФ), агентского договора (ст. 1008 ГКРФ);
  • доверительным управляющим (ст. 1020 ГКРФ);
  • лицензиатом, использующим объекты интеллектуальной собственности (ст. 1237 ГКРФ).

Но отчеты возможны и в не предусмотренных прямо гражданским законодательством случаях. Федеральный арбитражный суд Поволжского округа удовлетворился экспертными отчетами (постановление от26.01.10 №А57-1467/2008).

Федеральный арбитражный суд Московского округа в постановлении от27.11.13 №Ф05-14871/2013 указал, что отчет адвоката содержит подробное описание оказанных юридических услуг.

А акт приемки-сдачи работ об оказании юридической помощи подтверждает принятие компанией этих услуг.

услуг может быть прописано непосредственно в договоре. Так, применительно к оказанию услуг по управлению организацией Федеральный арбитражный суд Московского округа в постановлении от26.12.08 №КА-А40/12250–08 указал, что акты оказанных услуг содержат ссылку на договор оказания управленческих услуг, в котором такие услуги подробно описаны.

Вследствие этого расходы на управленческие услуги являются документально подтвержденными. В другом деле этот суд отметил, что предмет оказываемых консультационных услуг определен в договоре, в акте оказанных услуг есть ссылка на этот договор, поэтому повторной детализации услуг в акте не требуется (постановление от10.06.10 №КА-А40/3543-11-П).

Кроме договоров может использоваться самый широкий круг иных документов, оформляемых при заключении сделки, в которых так или иначе детализируются оказываемые услуги.

К примеру, и коммерческое предложение, если оно может рассматриваться в качестве оферты (ст.

435 ГКРФ), либо из характера отношений заказчика и исполнителя можно сделать вывод о том, что услуги оказывались в соответствии с коммерческим предложением.

Но раскрыть содержание услуг может и сам факт их исполнения. Так, Федеральный арбитражный суд Поволжского округа в постановлении от23.04.09 №А55-9765/2008 указал, что документально подтверждают и раскрывают содержание юридических услуг судебные акты, в которых фигурируют сотрудники исполнителя, а также доверенности, выданные компанией на их имена.

Детализацию услуг может делать заказчик

В некоторых случаях детализировать оказанные услуги можно в документах, которые составляются в одностороннем порядке заказчиком.

Это возможно в случаях, когда услуги по своему характеру не могут быть обличены в материальную форму, при этом заказчик и исполнитель находятся на большом удалении друг от друга, что затрудняет личную коммуникацию.

Так, в одном из дел Федеральный арбитражный суд Северо-Кавказского округа (постановление от11.08.09 №А32-10964/2008) признал, что факт оказания консультационных услуг по телефону может подтверждаться распечатками (стенограммами) телефонных переговоров.

В другом деле суд принял в качестве доказательств использования ноу-хау иностранного контрагента в области производства пива, которое передавалось посредством интернета, скриншоты и внутренние акты доступа (постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от25.08.10 №А47-7911/2009). Скриншоты могут использоваться и для доказательства оказания услуг по размещению рекламы в интернете (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от20.11.13 №А56-78283/2012).

Вместе с тем всегда, когда налогоплательщик прибегает к подобного рода доказательствам, он сильно рискует.

Вероятнее всего суды согласятся учесть подобные документы только в случаях, когда составление двусторонних документов невозможно или крайне затруднительно по объективным причинам.

При этом любые такие односторонние документы должны быть надлежащим образом оформлены. К примеру, распечатка из электронных систем должна быть датирована и заверена ответственным работником налогоплательщика.

Иногда детально описать услуги невозможно или не нужно

Некоторые виды услуг не предполагают возможности их детального описания в документах. К таким услугам могут относиться, в частности, услуги по управлению организацией. Девятый Арбитражный апелляционный суд в постановлении от23.09.

14 №А40-14093/2013 указал на невозможность детального описания состава оказанных управляющим услуг в актах оказанных услуг и отчетах управляющего. Это объясняется спецификой деятельности единоличного исполнительного органа.

Управляющему передается весь объем полномочий единоличного исполнительного органа, ему нельзя передать лишь их часть, поэтому и плата ему полагается за руководство всей текущей деятельностью без привязки к какому-то определенному объему выполненных полномочий.

Аналогичную позицию применительно к услугам управляющего занимают и иные суды (постановления федеральных арбитражных судов Западно-Сибирского от12.05.14 №А81-2271/2013, от11.05.10 №А70-9307/2009, Восточно-Сибирского от28.03.11 №А78-5740/2010, Поволжского от23.04.09 №А55-9765/2008 округов).

В иных случаях суды указывают на то, что детализация оказанных услуг является избыточной. Например, в случае оказания услуг мобильной связи.

Суды отмечают, что законодательство не содержит требования об обязательности расшифровки произведенных переговоров, получении детализированных счетов и составлении отчета по каждому звонку при отнесении стоимости услуг связи к расходам, уменьшающим прибыль.

Достаточно договора и общего счета (постановления федеральных арбитражных судов Северо-Кавказского от31.08.11 №А32-884/2010, Восточно-Сибирского от23.09.09 №А33-12556/08, от28.03.11 №А78-5740/2010, Московского от29.01.10 №КА-А40/14759-09-2, от24.02.09 №КА-А40/12268–08, от16.07.07 №КА-А40/5441–07 округов).

К тому же в качестве аргумента об избыточности детализации можно указать на то, что она ничего не подтверждает. Например, в случае телефонных разговоров детализированный отчет не раскрывает их содержания (постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от09.11.06 №А65-29284/2005-СА2-8).

А в случае оплаты услуг через установленную абонентскую плату или фиксированную сумму детализация их не нужна, она признается излишней. При такой системе не предусмотрено изменение стоимости в зависимости от количества часов, ставок специалистов, изменения тарифов в зависимости от времени и иных условий.

Достаточно, чтобы из договоров, актов и счетов можно было сделать вывод о периоде времени, в течение которого оказываются услуги, и установленной стоимости за расчетный период. Аналогичные выводы делают суды в случае приобретения услуг по доступу к какому-либо ресурсу (постановления федеральных арбитражных судов Уральского от28.10.08 №Ф09-7830/08-С3, Московского от20.01.

09 №КА-А40/12411–08, от22.02.13 №А40-12064/11-107-51 округов).

Детализации приобретенных заказчиком услуг может не потребоваться, если результаты таких услуг, в свою очередь, используются заказчиком при оказании услуг своим клиентам.

Например, налогоплательщик оказывает для своего клиента услуги по обучению его персонала, при этом часть лекций проводят приглашенные специалисты, которые, в свою очередь, привлекаются налогоплательщиком на основе субподряда.

В этом случае акты, выставляемые субподрядчиком налогоплательщику, могут быть и недетализированными если из документов, которые в итоге оформляются для клиента (программы обучения, дипломы и т. п.

), позволяют определить то, какие конкретно услуги были оказаны работниками субподрядчика. Подобный подход может использоваться и при продаже иных комплексных услуг, например консультационных или юридических.

Как защититься от проблем при оформлении первичных документов? | IT-компания Простые решения

Критично ли отсутсвие обязательных реквизитов в актах

Каждая операция в учете должна быть подтверждена первичным документом. Все документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства. Если контролирующие органы обнаружат при проверке ошибки или неточности в первичке, компанию могут оштрафовать.

На что обратить внимание при работе с первичными документами, как защитить себя от штрафов и претензий налоговиков, расскажем в данной новости.

Как должен выглядеть первичный документ, можно узнать из Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Именно в этом документе перечислены обязательные реквизиты любого первичного документа.

В учете организация может использовать унифицированные либо самостоятельно разработанные формы первичной документации. Если компания использует не унифицированные формы, порядок их применения нужно закрепить в учетной политике.

Контролирующие органы при проверках тщательно изучают все первичные документы. Если в них обнаружат ошибки или нестыковки, компании может грозить штраф. Помимо санкций, ФНС может потребовать исключить из расходов компании операцию, проведенную по первичному документу с ошибками.

Можно выделить несколько опасных моментов, на которые обращает внимание ФНС:

  1. Отсутствие первичного документа
  2. Повреждения в документах
  3. Нечитаемый документ
  4. Отсутствие в документах обязательных реквизитов
  5. Неправомерное внесение исправлений

Отсутствие первичного документа

Если операция отражена в учете компании, а подтверждающий совершение операции документ отсутствует, ФНС может посчитать сделку фиктивной.

Важно отслеживать весь документооборот компании и своевременно запрашивать оригиналы документов от контрагентов.

На практике некоторые компании сначала обмениваются сканами подписанных документов, а впоследствии заменяют сканы оригиналами.

Это удобно, когда организации находятся далеко друг от друга и получить оригиналы в момент совершения сделки не представляется возможным. Порядок подписания документов и получения их оригиналов можно закрепить в договоре.
Тогда контрагент будет обязан отправлять подписанные документы в оговоренные в договоре сроки.

Обнаружив отсутствие первичного документа, ФНС может оштрафовать организацию по ст. 120 НК РФ:

  • на 10 000 рублей при разовом нарушении;
  • на 30 000 рублей при повторяющемся нарушении;
  • на 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей при занижении налоговой базы.

Кроме того, должностное лицо ждет административный штраф (ст. 15.11 КоАП РФ).

ФНС может убрать расходы из налогооблагаемой базы, если они не подтверждены документально (ст. 252 НК РФ).

Например, если в учете компании отражены услуги на ремонт компьютера, но нет подписанного двумя сторонами акта оказанных услуг, ФНС вправе исключить сумму услуг из расходов.

В таком случае налоговый инспектор доначислит компании налог, и придется сдавать уточненную декларацию по налогу на прибыль.

Если документы утеряны из-за форс-мажорных обстоятельств или стихийных бедствий, их нужно постараться восстановить.

Повреждения в документах

Изначально документ может соответствовать всем требованиям законодательства. Но его можно случайно повредить, например, при подшивке в архив. Бухгалтеру следует внимательно прокалывать и сшивать документы, чтобы не нарушить реквизиты документа.

Важно сохранить в первичке обязательные реквизиты. Но даже при повреждении некоторых реквизитов ФНС может принять документ.

Если на основании первичного документа возможно идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, остальные ошибки проверяющие органы сочтут несущественными (письмо ФНС РФ от 12.02.2015 № ГД-4-3/2104@).

[attention type=red]
Получается, если бухгалтер по неосторожности пробил документ дыроколом в месте указания номера и номер документа определить невозможно, это не помешает идентифицировать участников сделки, а значит, на основании такого документа можно учесть расходы.
[/attention]

В случае серьезных повреждений первички безопаснее запросить дубликаты документов у контрагентов.

Нечитаемый документ

В первичном документе должны быть читаемы все реквизиты. Если документ нечитаем, можно считать, что его и вовсе нет.

Причинами невозможности прочесть данные в документе может стать неисправный принтер (закончились чернила), выгорание документа на солнце, выцветание с течением времени.

Очень часто из-за особенностей бумаги выцветают кассовые чеки. Решение проблемы здесь одно: снимать с каждого чека ксерокопию и заверять ее подписью ответственного лица и печатью организации.

Обязательные Реквизиты В Актах Выполненных Работ 2020

Критично ли отсутсвие обязательных реквизитов в актах

Кроме этого, в официальную форму включены реквизиты, необходимые для правильного оформления первичного документа в соответствии со ст. 9 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ о бухгалтерском учете, в том числе сведения о передаче/приемке товара, услуг, результатов работ; лице, ответственном за оформление операции.

Во-вторых, нужно согласовать применение УПД с контрагентами компании. Нередко формы документов о приемке, документов, используемых для осуществления расчетов, прописываются в договорах.

Если в договорах компании указаны акты и счета-фактуры, то, чтобы применять универсальный передаточный документ вместо акта выполненных работ, нужно будет подписать дополнительное соглашение с контрагентом и предусмотреть в нем соответствующие условия.

Обязательные реквизиты первичных документов

  • кассовые документы (расходные и приходные кассовые ордера, кассовая книга и т.п.),
  • платежные поручения и прочие банковские документы,
  • расчетно-платежная ведомость,
  • транспортная накладная,
  • бланки строгой отчетности, утвержденные соответствующими министерствами (например, транспортные билеты, квитанции на оплату ветуслуг, услуг парковки и др.).

Заполненные обязательные реквизиты первичного учетного документа являются необходимым условием для принятия его к учету. Обратите внимание, что в числе обязательных реквизитов не указана печать, но если в документе присутствует поле «М.П.», то поставить ее необходимо (при наличии).

Об оформлении акта выполненных работ (услуг) для целей бухгалтерского учета

Согласно Федеральному закону от 06.12.2011 N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” (ст. 9) (далее — Закон N 402-ФЗ), вступившему в силу с 1 января 2013 г., каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом с указанием обязательных реквизитов первичного учетного документа.

При этом согласно ст. 309 Гражданского кодекса Российской Федерации обязательства должны исполняться надлежащим образом в соответствии с условиями обязательства и требованиями закона, иных правовых актов, а при отсутствии таких условий и требований — в соответствии с обычаями делового оборота или иными обычно предъявляемыми требованиями.

Как Правильно составить Акт выполненных работ, оказанных услуг

Закон о бухучете предписывает указание не только денежных измерителей, но и натуральных. То есть, помимо стоимости услуги, следует указать ее измерение в натуральном выражении (часы, сутки, количество вагонов и т.п.). Если услугу невозможно измерить, можно не указывать натуральную величину (право выбора прописано в пп.5 п. 2 ст. 9 402-ФЗ).

Наименование услуги и стоимость, указанные в договоре, должны быть идентичны подобным показателям в акте на оказание услуг. Если в договоре речь идет об услугах по доставке и выгрузке товаров, в акте тоже стоит отметить это же наименование. Если указать в наименовании транспортные услуги, у налоговиков могут возникнуть вопросы.

Как составить акт выполненных работ

Вы относитесь к числу лиц, которые занимаются оказанием услуг или выполнением услуг? Если да, то по роду вашей деятельности у вас возникает необходимость оформлять акты приема-передачи.

А поскольку законодательно утвержденной формы акта нет, предлагаем вашему вниманию рекомендации о том, как правильно его составить. Ведь данный документ имеет большое значение в договорных отношениях.

На основании именно этого акта вы вправе требовать оплату за выполненные вами работы или оказанные услуги.

Форму акта выполненных работ вы вправе разработать самостоятельно. Однако помните, что все разрабатываемые документы должны содержать необходимый набор реквизитов. Они приведены в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.

2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ). Сразу заметим, что руководствоваться положениями Закона № 402-ФЗ при оставлении первичных документов должны не только организации, но и индивидуальные предприниматели.

Опасные реквизиты акта о приемке выполненных работ по форме № КС-2

Отсутствие в акте о приемке указанных реквизитов, по мнению налоговиков, является поводом для отказа в вычете НДС. Но суды в этом случае исходят из презумпции невиновности налогоплательщика. Так, ФАС Центрального округа в постановлении от 15.03.

12 № А64-2298/2011 отметил, что имеющиеся в акте о приемке недостатки (отсутствие информации об адресах, телефонах заказчика и подрядчика) незначительны и сами по себе не опровергают факта реального выполнения работ.

Более того, содержание иных доказательств, а именно договоров, справок о стоимости выполненных работ и затратах, а также наличие в акте о приемке ссылок на конкретные договоры в их совокупности позволяет установить как объект, на котором осуществлялись соответствующие работы, так и заказчика и подрядчика. К аналогичным выводам пришел также ФАС Уральского округа в постановлении от 23.04.12 № Ф09-2412/12.

Опасные ошибки в первичных документах

Критично ли отсутсвие обязательных реквизитов в актах

Каждая операция в учете должна быть подтверждена первичным документом. Все документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства.

Если контролирующие органы обнаружат при проверке ошибки или неточности в первичке, компанию могут оштрафовать.

На что обратить внимание при работе с первичными документами, как защитить себя от штрафов и претензий налоговиков, расскажем в данной статье. 

Контур-Норматив.

Как должен выглядеть первичный документ, можно узнать из Федерального закона  от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Именно в этом документе перечислены обязательные реквизиты любого первичного документа.

В учете организация может использовать унифицированные либо самостоятельно разработанные формы первичной документации. Если компания использует не унифицированные формы, порядок их применения нужно закрепить в учетной политике.

Контролирующие органы при проверках тщательно изучают все первичные документы. Если в них обнаружат ошибки или нестыковки, компании может грозить штраф. Помимо санкций, ФНС может потребовать исключить из расходов компании операцию, проведенную по первичному документу с ошибками.

Можно выделить несколько опасных моментов, на которые обращает внимание ФНС:

  1. Отсутствие первичного документа
  2. Повреждения в документах
  3. Нечитаемый документ
  4. Отсутствие в документах обязательных реквизитов
  5. Неправомерное внесение исправлений

Если операция отражена в учете компании, а подтверждающий совершение операции документ отсутствует, ФНС может посчитать сделку фиктивной

Важно отслеживать весь документооборот компании и своевременно запрашивать оригиналы документов от контрагентов.

На практике некоторые компании сначала обмениваются сканами подписанных документов, а впоследствии заменяют сканы оригиналами.

Это удобно, когда организации находятся далеко друг от друга и получить оригиналы в момент совершения сделки не представляется возможным. Порядок подписания документов и получения их оригиналов можно закрепить в договоре.
Тогда контрагент будет обязан отправлять подписанные документы в оговоренные в договоре сроки.

Обнаружив отсутствие первичного документа, ФНС может оштрафовать организацию по  ст. 120 НК РФ:

  • на 10 000 рублей при разовом нарушении;
  • на 30 000 рублей при повторяющемся нарушении;
  • на 20 % от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей при занижении налоговой базы.
  • Кроме того, должностное лицо ждет административный штраф (ст. 15.11 КоАП РФ).

ФНС может убрать расходы из налогооблагаемой базы, если они не подтверждены документально (ст. 252 НК РФ).

Например, если в учете компании отражены услуги на ремонт компьютера, но нет подписанного двумя сторонами акта оказанных услуг, ФНС вправе исключить сумму услуг из расходов.

В таком случае налоговый инспектор доначислит компании налог, и придется сдавать уточненную декларацию по налогу на прибыль.

Если документы утеряны из-за форс-мажорных обстоятельств или стихийных бедствий, их нужно постараться восстановить.

Повреждения в документах

Изначально документ может соответствовать всем требованиям законодательства. Но его можно случайно повредить, например, при подшивке в архив. Бухгалтеру следует внимательно прокалывать и сшивать документы, чтобы не нарушить реквизиты документа.

Важно сохранить в первичке обязательные реквизиты. Но даже при повреждении некоторых реквизитов ФНС может принять документ.

Если на основании первичного документа возможно идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, остальные ошибки проверяющие органы сочтут несущественными (письмо ФНС РФ  от 12.02.2015 № ГД-4-3/2104@).

[attention type=red]
Получается, если бухгалтер по неосторожности пробил документ дыроколом в месте указания номера и номер документа определить невозможно, это не помешает идентифицировать участников сделки, а значит, на основании такого документа можно учесть расходы.
[/attention]

В случае серьезных повреждений первички безопаснее запросить дубликаты документов у контрагентов.

Нечитаемый документ

В первичном документе должны быть читаемы все реквизиты. Если документ нечитаем, можно считать, что его и вовсе нет.

Причинами невозможности прочесть данные в документе может стать неисправный принтер (закончились чернила), выгорание документа на солнце, выцветание с течением времени.

Очень часто из-за особенностей бумаги выцветают кассовые чеки. Решение проблемы здесь одно: снимать с каждого чека ксерокопию и заверять ее подписью ответственного лица и печатью организации.

Отсутствие первичного документа ответственность

Критично ли отсутсвие обязательных реквизитов в актах

Если вы не оформили необходимый первичный документ, и это обнаружилось во время налоговой проверки, вас могут оштрафовать.

Так, статья 120 Налогового кодекса РФ «отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета или налогового учета» квалифицирует как «грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения».

Размер штрафа за такое нарушение – 10 000 рублей. Если же такие нарушения совершены неоднократно в разных налоговых периодах, штраф возрастает до 30 000 рублей.

Если же такое нарушение повлекло за собой «занижение налоговой базы», штраф составит 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.

Имейте ввиду

С 1 января 2014 года действие статьи 120 Налогового кодекса распространяется не только на фирмы, но и на предпринимателей.

Существует и другая опасность. Статья 252 Налогового кодекса РФ в качестве расходов понимает обоснованные и документально подтвержденные затраты.

Если же документ, подтверждающий произведенные организацией затраты (например, акт приемки-сдачи выполненных работ), не оформлен или составлен с серьезными нарушениями, налоговая инспекция может не принять такие расходы для целей налогообложения.

В результате с вас взыщут сумму заниженного налога, а также пени.

Кроме того, инспекция может предъявить штраф по статье 122 «Неуплата или неполная уплата сумм налога (сбора)» Налогового кодекса, которая предусматривает штраф в размере 20% от неуплаченной суммы налога (сбора), а деяния, совершенные умышленно, влекут взыскание штрафа в размере 40%.

Однако здесь надо указать на существенный момент: предъявить требования об уплате штрафов за одно и то же нарушение одновременно по статьям 120 и 122 Налогового кодекса налоговая инспекция не вправе (определение Конституционного Суда РФ от 18 января 2001 г. № б-О).

Если вы занизили налоговую базу и не уплатили налог из-за грубого нарушения правил учета, вас оштрафуют по пункту 3 статьи 120. Если вы занизили налоговую базу и не уплатили налог по другой причине, вас оштрафуют по статье 122.

Если же налоговая инспекция за одно и то же нарушение предъявила вам штрафы одновременно по двум вышеуказанным статьям, не спешите с этим соглашаться.

Доказать свою правоту в арбитражном суде в такой ситуации налоговикам вряд ли удастся.

Между тем многие налоговые инспекторы на местах по-своему трактовали и другие положения налогового законодательства. Так, например, если организация составила документ в произвольной форме по операции, для которой предусмотрен типовой бланк, налоговики могли классифицировать это как «грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения».

Такой же вывод проверяющие могли сделать и в том случае, если организация не заполнила все обязательные реквизиты типового бланка.

Заполнены не все реквизиты

Как свидетельствует арбитражная практика, в подобных случаях суды часто занимают сторону налогоплательщиков.

ПРИМЕР

ООО перечислило иностранному партнеру денежные средства в оплату консультационных услуг.

Однако акт, подтверждающий оказание услуг, не содержал всех необходимых реквизитов. Во время выездной проверки работники налоговой инспекции расценили это как нарушение Федерального закона «О бухгалтерском учете» и исключили сумму, уплаченную иностранному партнеру, из состава себестоимости.

Как следствие, было принято решение доначислить налог, а также взыскать с предприятия пени и штраф.

Предприятие с решением инспекции не согласилось и обратилось в арбитражный суд.

Изучив материалы дела, суд встал на сторону предприятия. Он, в частности, указал, что «незначительные недостатки в оформлении первичных документов… не свидетельствуют об отсутствии хозяйственной операции, а также об отсутствии у предприятия расходов по оплате консультационных услуг».

Из-за отмены обязательного использования унифицированных форм первичных документов у компаний должно сократиться количество споров с проверяющими.

Контролеры больше не смогут «снимать» расходы по причине ненадлежаще оформленных документов, так как самого требования об использовании типовых форм документов с 1 января 2013 года не существует (ст.

9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Некачественный документ от партнера

А вот другой пример. Он показывает, что если недооформленный документ вы получили от своего партнера, то это вовсе не означает, что штрафные санкции могут быть предъявлены и вашему предприятию.

ПРИМЕР

Налоговая инспекция провела выездную проверку, в результате которой было принято решение о привлечении компании к ответственности. Основанием для такого решения стало, в частности, отсутствие товарно-транспортных накладных по форме 1-Т.

Однако суд с точкой зрения налоговиков не согласился, указав, что факт оприходования обществом купленного товара подтвержден товарными накладными по форме ТОРГ-12. В ответ на это налоговая инспекция привела еще один довод: в товарных накладных (ТОРГ-12) нет ссылки на номер и дату транспортной накладной.

Но и с этим аргументом арбитры не согласились, подчеркнув, что «отсутствие ссылки на номер и дату транспортной накладной, при фактическом принятии на учет товара, подтверждении свидетелями факта поставки товара силами поставщика, не свидетельствует об отсутствии поставки товара» (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 22 сентября 2010 г.

по делу № А27-391/2010 (определением ВАС РФ от 21.01.2011 № ВАС-67/11 отказано в передаче дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора)).

Административная ответственность

За те же нарушения мировой судья по инициативе налоговиков может наложить на руководителя или главного бухгалтера организации административный штраф от 2000 до 3000 рублей (ст. 15.11 КоАП РФ).

Обратите внимание: этот штраф налагают только в том случае, если нарушение правил бухгалтерского или налогового учета привело:

· к искажению сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 20%;

· к искажению любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 20%.

Некоторые юристы считают, что такие действия налоговиков неправомерны, поскольку позволяют повторно привлекать к ответственности за одно и то же правонарушение.

К сожалению, это не так. Дело в том, что за грубые нарушения в оформлении документов по статье 120 Налогового кодекса к ответственности привлекается организация, а по пункту 15.11 Кодекса об административных правонарушениях РФ – ее должностные лица.

Такую ситуацию прямо допускает пункт 4 статьи 108 Налогового кодекса, согласно которому «привлечение организации к ответственности за совершение налогового правонарушения не освобождает ее должностных лиц при наличии соответствующих оснований от административной, уголовной или иной ответственности, предусмотренной законами Российской Федерации».

Должностные лица освобождаются от административной ответственности за подобные нарушения, если они:

  • подали уточненную налоговую декларацию (расчет) и уплатили недоимку и пени, предусмотренные пунктами 3, 4 и 6 статьи 81 Налогового кодекса;
  • исправили ошибки в установленном порядке (включая представление пересмотренной бухгалтерской отчетности) до утверждения бухгалтерской отчетности.

Лучшее решение для бухгалтера

Бератор «Практическая энциклопедия бухгалтера» — это электронное издание, которое найдет лучшее решение для любой бухгалтерской задачи. По каждой конкретной теме есть все необходимое: подробный алгоритм действий и проводки, примеры из практики реальных компаний и образцы заполнения документов — e.berator.ru

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2019 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Первичные документы: последствия отсутствия

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», март 2019.

Анна Воронцова, адвокат, руководитель направления договорного права и гражданско-правовых споров Ростовской областной коллегии адвокатов «Советник».

Наибольшие дискуссии вызывают, как правило, вопросы гражданско-правовых последствий отсутствия первичных учетных документов. Чем же чревато в гражданско-правовой плоскости отсутствие у организации либо непредоставление контрагенту первичного учетного документа?

П. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» определяет, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Эта же норма гласит: «не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок».

При этом под фактом хозяйственной жизни следует понимать сделку, событие, операцию, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств.

Ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», именуемая «Первичные учетные документы» и целиком посвященная этому вопросу, также определяет обязательные реквизиты первичного учетного документа, время его составления, а также порядок определения его формы.

Последствия отсутствия необходимых первичных учетных документов ведет к возможности возникновения следующих последствий:

  • гражданско-правовые;
  • административные;
  • налоговые.

В данном случае будет уместным говорить также о возможной дисциплинарной (по усмотрению хозяйствующего субъекта) и уголовной ответственности сотрудников хозяйствующего субъекта.

Рассмотрим подробнее гражданско-правовые последствия.

1. Не предоставление контрагенту первичного учетного документа может повлечь применение штрафа, если подобное условие согласовано в договоре/соглашении, заключенном между сторонами. Сейчас очень распространена практика включения в договор условий, в соответствии с которыми не предоставление/несвоевременное предоставление первичных учетных документов влечет применение к нарушителю штрафа.

2. Если в результате не предоставления вами первичных учетных документов контрагент потерпит убытки, возможно возложение этих убытков на вас. Условиями взыскания убытков в этом случае будут несколько факторов, один из которых – правильно составленный договор с включением в него, частности, соответствующих заверений об обстоятельствах.

3. Отсутствие у вас первичного учетного документа, подтверждающего взаимоотношения с контрагентом, затруднит, а во многих случаях с большой долей вероятности не позволит взыскать с него задолженность, возникшую в результате таких взаимоотношений.

В определенных случаях (при взыскании задолженности по договорам подрядного типа, например) на помощь могут прийти и другие доказательства (например, проведение экспертизы по определению факта и качества выполнения работ). В других взаимоотношениях подтвердить возникновение задолженности зачастую становится невозможным (например, по договору поставки индивидуально-неопределенных вещей).

Судебная практика складывается таким образом, что суды указывают на необходимость документирования участниками гражданского оборота фактов своей хозяйственной жизни и отказывают в удовлетворении требований о взыскании задолженности на основании косвенных доказательств (например, Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа по делу № А53-3848/2017 от 19.01.2018).

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.