Как оформить использование руководителем служебного автомобиля между городами в 2020

Как оформить использование руководителем служебного автомобиля между городами в 2020

Юридическая тематика очень сложная но, в этой статье, мы постараемся ответить на вопрос «Как оформить использование руководителем служебного автомобиля между городами в 2020». Конечно, если у Вас остались вопросы Вы сможете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Это первичный документ, он необходим для учета и списания расходов на содержание автомобиля. Также на основании «путевок» (как еще часто называют эту бумагу) во многих учреждениях начисляют заработную плату водителю.

Правила оформления и ведения путевых листов в 2020 году

Составлять путевые листы обязаны все учреждения, организации и частные предприниматели, которые эксплуатируют автомобили.

Форму документа можно разработать и утвердить самостоятельно либо пользоваться бланком, который утвержден постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78.

Исключением являются предприятия, оказывающие услуги по перевозке грузов или пассажиров, они обязаны вести учет передвижения ТС в унифицированных формах.

Для чего нужен путевой лист

Путевку выписывают в обязательном порядке при использовании авто в рабочих целях. Форма собственности транспортного средства роли не играет. То есть если машина стоит на балансе организации, арендована у сторонней фирмы или эксплуатируется личный автомобиль сотрудника для нужд учреждения, путевка должна быть.

Российское законодательство не классифицирует бланки путевых листов на какие-либо разновидности в зависимости от срока их заполнения. В качестве таких бланков российскими организациями и ИП, как правило, используются либо разработанные самостоятельно формы, либо утвержденные законодательно — постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78.

Общими требованиями к ним является наличие обязательных реквизитов и соблюдение порядка заполнения.
Меняет: Background-color // .bgDefault — цвет фона по умолчанию Меняет: Background-color // .leftMenu__backround1 — левое меню. верхний блок Меняет: Background-color // .leftMenu__backround2 — левое меню. центральный блок Меняет: Background-color // .

leftMenu__backround3 — левое меню.

Нужны Ли Путевые Листы На Служебный Автомобиль Изменение От Декабря 2020 Года

Также следует помнить, что расходы на бензин являются нормируемыми. И хотя в Налоговом кодексе не предусмотрено ограничений по учету расходов на ГСМ при исчислении налога на прибыль, нормы расхода содержатся в Методических рекомендациях «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (приложение к распоряжению Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р).

2020 год нужен ли путевой лист директору на служебную машину

Показания одометра теперь нужно будет вносить в путевой лист лишь при выезде транспортного средства с парковки, предназначенной для стоянки транспортного средства. По старым правилам данные отражали при выезде и заезде в гараж.

Исключение – если на одно транспортное средство оформлено несколько путевых листов на каждого водителя.

Первое нововведение заключается в том, что в тексте нормативного документа понятия “гараж (депо)” и “место постоянной стоянки” заменены на единое понятие “Парковка (парковочное место)”.

:  Ипотека для мамы с ребенком в разводе госпрограмма 2020

Длительность определяет руководитель предприятия.

Если сотрудник не уложился в отведенное время, то срок может быть продлен отдельным приказом руководителя организации. При этом во всех документах, связанных с командировкой, исправляется конечная дата:

Оформление командировки в 2020 году: изменения и образцы

Командировочные удостоверения в 2020 году использовать необязательно. Но документ особенно полезен, когда сотрудник едет по делам предприятия на личном автомобиле. В этом случае проездные документы, подтверждающие даты отъезда и возвращения, отсутствуют. Тогда срок поездки можно определить по отметкам в командировочном удостоверении.

Как оформить командировку сотруднику в 2020 году?

Шаг 1. Оформите письменное распоряжение руководителя о направлении сотрудника в деловую поездку. Можно использовать унифицированный бланк Т-9 или форму приказа, разработанную самостоятельно. В приказе укажите ФИО и должность сотрудника, направленного со служебным заданием, период, место и цель командировки.

В процессе работы заключается дополнительное соглашение, в котором фиксируются точное наименование и марка автомобиля, реквизиты документов, подтверждающих право владения этим автомобилем (ПТС, свидетельство о государственной регистрации и т. д.), а также размер и порядок выплаты компенсации и виды расходов, которые будут компенсироваться. Приведем выдержку из дополнительного соглашения.

Допустим, при заключении трудового договора стороны договорились, что работник будет использовать свой автомобиль в служебных целях. В таком случае условия о компенсации за его использование и возмещении расходов, связанных с использованием автомобиля, должны быть прописаны в трудовом договоре.

Определяем размер компенсации

– выплату, связанную с возмещением расходов, – не позднее трех рабочих дней с даты утверждения предоставленного И. И. Ивановым отчета, в котором отражена информация о времени использования и пробеге транспортного средства в служебных целях, а также расходах на приобретение горюче-смазочных материалов.

ПЛ регистрируются в специальном журнале. Их учет взаимосвязан с учетом горюче-смазочных материалов.

Если компания не автотранспортная, то листы составляются тогда, когда следует подтвердить обоснованность расходов, к примеру, 1 раз в неделю или 1 раз в месяц.

Об этом можно судить, основываясь на письме Министерства финансов РФ № 03-03-04/1/327 или Постановлении ФАС ВВО № А38-4082/2008-17-282-17-282.

Как списать бензин на личный автомобиль директора? Аренда личного автомобиля директора

Во многих компаниях ГСМ является существенной статьей расходов. При этом бухгалтерам приходится вести учет ГСМ и обосновывать данные затраты. Применение ПЛ является одним из способов определения числа использованных ГСМ. С помощью ПЛ возможно не только подтвердить производственную необходимость затрат, но и указывать пройденное расстояние, а также определять параметры для расчета ГСМ.

Понятие путевого листа

Таким образом, компании вполне могут включать расходы на бензин в состав налоговых затрат на основании бумаг, которые подтверждают факт покупки бензина, а также разработанной самостоятельно формой ПЛ, даже если в ней отсутствует маршрут следования. Кроме того, ПЛ может быть оформлен на любой период – от 1 дня до 1 месяца.

1. Заключить соглашение об аренде автотранспортного средства. Компания арендует личную машину, обеспечивая полностью ее обслуживание, а работник фактически использует транспорт, находящийся на балансе организации.
2. Производить компенсационные выплаты. Размер, срок, порядок и механизм компенсирования применения своего личного автотранспортного средства устанавливается контрактом с работником либо коллективным договором. Компенсирование таких трат не облагается налогом на доходы физических лиц.
3. Оформить ссуду. Происходит передача служащим в непосредственное пользование компании, что влечет обязанность юридического лица по его содержанию и обслуживанию. Страховой полис необходимо переоформить на компанию
4. Заключить соглашение гражданского характера вместо указания применения машины в трудовом контракте.

:  Ип парикмахер как работать на дому 2020

Использование личного транспорта в служебных целях

1. Автовладелец должен являться сотрудником и с ним заключен трудовой контракт.
2. Функции работника должны быть связаны с разъездами и подтверждаться должностной инструкцией, соглашением к контракту.
3. Имущество принадлежит сотруднику на праве собственности.
4. Сотрудник лично использует автотранспорт.

Способы оформления

Отсутствие путевок, чеков и квитанций, документов на автотранспорт, а также документов, подтверждающих основание для выплаты компенсации, может явиться основанием для исключения таких расходов из налоговой базы при проведении налоговым органом проверки обоснованности уменьшения предприятием налога на прибыль.

Претензии, касающиеся прохождения медосмотров и выполнения дополнительных функций водителей, ГИТ предъявляет только в тех случаях, когда предоставленный работнику автомобиль находится на балансе компании.

Если же работник использует для выполнения трудовой функции собственный автомобиль, претензий у проверяющих возникнуть не должно.

Геннадий Шиндалев подтверждает, что при использовании в работе личного автомобиля на работника не могут распространяться требования трудового законодательства о прохождении медицинских осмотров.

Судебная практика: Начальник отдела ГИБДД оштрафовал работницу по ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ за то, что она не прошла предрейсовый медосмотр перед тем, как сесть за руль служебного автомобиля.

В суде работница утверждала, что не перевозила пассажиров или грузы, а использовала автомобиль для передвижения в рабочих целях. Суд разъяснил, что деятельность компании-работодателя связана, в том числе, с эксплуатацией транспортных средств.

Значит, работники, использующие служебные автомобили, осуществляют транспортные перевозки. При этом цель таких перевозок правового значения не имеет. В то же время все юридические лица, эксплуатирующие транспортные средства, обязаны проводить предрейсовые медосмотры водителей (ст. 20 и ст.

23 Закона № 196-ФЗ). Суд заключил, что работница должна была пройти предрейсовый медосмотр (решение Пермского краевого суда от 21.08.2014 по делу № 7–951/2014-21-581-2014).

Вопрос

В организации должен быть приказ о совмещении работниками (руководителем организации и руководителем посадочной площадки) профессии (должности) водителя, а в трудовом договоре пункт о том, что он сам управляет автомобилем и доплата за это.

2020 год нужен ли путевой лист директору на служебную машину

1. Как заполняется путевой лист, оформленный на юрлицо и в какой порядковой последовательности, решают компетентные работники федерального органа исполнительной власти, в их полномочия также входит выработка принципов государственной политики и правового контроля в транспортной области.

   В тексте идет речь и об обязательном указании сведений и информации о юрлице, физическом лице.

2. Законом не разрешается перевозить пассажиров и вещи на автобусах, трамваях, легковых авто, если на руках у водителя нет выписанного путевого листа на конкретный вид транспортного средства, которым сейчас управляет шофер.

Вместо доверенности можно предъявить соглашение о безвозмездном использовании имущества.

Однако между сотрудником дорожной службы и водителем в этом случае может возникнуть спор: первые утверждают, что частные предприятия не имеют права составлять такие договоры, тем более использовать их, о чем имеется статья в Налоговом кодексе.

Нужно Ли Составлять Путевой Лист Директору Если Машина В Лизинге В 2020 Году

При расчете налога на прибыль арендные платежи учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Основание — подп. 10. п. 1 ст. 264 НК РФ.

Датой признания в налоговом учете таких расходов является дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров или дата предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов, либо последнее число отчетного (налогового) периода (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Но, как известно, для признания расходов они должны быть документально подтверждены. Таково требование ст. 252 НК РФ.
УСН доходы минус расходы. Учредитель 100% и директор организации одно лицо.

Можно ли оформить приказом о закреплении данного автомобиля за директором в служебных целях, нужны ли при этом путевые листы, ежедневные медосмотры? Нужны ли экономические обоснования использования директором-Учредителем автомобиля. (Хотя для НК неважно кто несет расходы).

По новым правилам компания обязана оформлять путевой лист каждый раз до выезда автомобиля с места постоянной стоянки. Путевой лист на несколько дней можно будет выписать в том случае, если водитель выезжает в длительный рейс.

Такие изменения в порядок заполнения путевых листов Минтранс внес приказом от 21.12.2020 № 467. Организация может передать автомобиль, полученный по договору лизинга, в сублизинг директору-учредителю. Но лизингодатель должен дать на это письменное согласие.

Кроме того, договор сублизинга не может быть заключен на срок, превышающий срок самого договора лизинга. После выкупа автомобиля и получение его в собственность организация имеете право оформить договор аренды с директором без ограничений.

Но безопаснее если арендная плата будет соответствовать рыночному уровню.

Рекомендуем прочесть:  Выплаты На Третьего Ребенка В 2020 Году

Штраф за езду без путевого листа

В соответствии с первым приказом, ПЛ может храниться не меньше 5 лет. Это значит, что при желании, любая организация вправе увеличить этот срок.

По закону в 2020 году, юридические лица и ИП, что занимаются перевозками, обязаны проводить предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры водителей, а также контролировать техническое состояние транспортного средства. Отсутствие подписи механика считается нарушением.

Путевой лист при использовании автомобиля организации директором

Здравствуйте!Коллега, отлично Вас понимаю — не каждому руководителю понравится, когда к нему пристают «по всяким пустякам» (как он считает). Возможно, когда нагрянет выездная налоговая проверка и инспекторы снимут с затрат стоимость ГСМ, списанного в расходы без путевых листов, произведут всевозможные доначисления, руководитель поймет что-то. Хотя вряд ли.

Во избежание траты нервов и себе, и руководителю, предлагаю Вам самой заполнять эти путевые листы. Главное, чтобы расход ГСМ и километраж сходился. А уж маршрут следования можно «нарисовать» в соответствии с километражом и спецификой работы организации. И, конечно же, никаких поездок дом-работа-дом не должно фигурировать.

Понятно, что сложилась ситуация, когда директор использует транспорт по своему усмотрению, как собственный автомобиль, а бухгалтера заставляет «рисовать» тот маршрут, который будет обеспечивать включение затрат по автомобилю в расходы. Такая практика существует и весьма популярна. Тем не менее, она является противозаконной.

Использование служебного автомобиля в личных целях — как оформить, можно ли

В отечественной практике довольно распространенной является ситуация, в которой сотрудникам разрешается пользоваться служебным автотранспортом не только по прямому назначению, но и в личных целях.

Несмотря на распространение, порядок оформления законного использования авто является достаточно сложным вопросом. При этом неправильное оформление или полное его отсутствие влекут за собой ответственность как самого сотрудника, так и его руководителя.

Нормативные документы, регламентирующие использования служебных авто в личных целях

В законодательном порядке проблема использования сотрудниками для личных нужд автотранспортных средств, принадлежащих предприятию, нигде не рассмотрен. при этом во многих случаях, особенно когда сотрудник уже долгое время работает в компании и заслужил определенный лимит доверия, руководство допускает такую возможность.

Следовательно, возникает вопрос законного оформления такого разрешения, чтобы не создавались проблемы ни у самого работника, ни у его нанимателя.

Так как точной инструкции для оформления этих взаимоотношений закон не предусматривает, на практике применяются несколько видов договорного оформления. К ним относятся:

• Устное соглашение между руководством и сотрудником. Пользование автомобильным транспортом для нужд предприятия требует фиксации расходов на его обслуживание и соответствующего их оформления для обложения налогами. Поэтому каждая поездка сопровождается путевыми листами, а также фиксируются показания счетчика пробега. При этом, когда сотрудник пользуется машиной после работы в личных целях, заправка осуществляется за его собственный счет, следовательно, расходы несет сам работник, а не компания. Также может быть принято решение о перемотке счетчика для обнуления фактического пробега, накрученного во внерабочее время, но оно не является правовым. Кроме того, оформленное лишь устным соглашением использование машины во внерабочее время может стать причиной больших проблем для обеих сторон при попадании в ДТП и в ряде других ситуаций.
• Оформление пользования служебным авто в нерабочее время для личных нужд через приказ по предприятию. Издавая приказ о возможности сотрудника пользоваться служебной машиной после работы в собственных целях, нанимателю следует сопроводить это решение рядом внутренних нормативных документов, регламентирующих данное право. Также стоит учитывать множество дополнительных условий, без выполнения которых обе стороны будут привлечены к ответственности.
• Составление арендного соглашения между сотрудником компании и компанией. Этот метод оформления можно назвать оптимальным благодаря его простоте реализации, а также снижению бумажной нагрузки на легализацию каждого эпизода пользования автомобилем. При этом аренда авто должна учитываться как доход компании, что может повлечь дополнительные налоговые расходы со стороны нанимателя. Также арендное соглашение должно учитывать малейшие детали, относящиеся непосредственно к эксплуатации машины, в том числе время и условия, заправку топливом и т. д.
• Оформление пользования автомобилем с помощью доверенности. Второй достаточно простой метод оформления, требующий от руководителя трезвой и объективной оценки ситуации. Дело в том, что привлечение к ответственности сотрудника в случае ДТП, а также повреждений автомобиля, станет почти невозможным, поэтому при оформлении доверенности должен присутствовать определенный уровень уверенности в честности и ответственности работника.

Порядок оформления аренды служебного автотранспорта на сотрудника

Арендное соглашение и правила его составления регламентированы нормативными актами Гражданского кодекса. Согласно его условиям, арендовать автомобиль сотрудник может в определенное время (после окончания рабочего дня, в период выходных или отпуска). При этом в остальное время автомобиль находится в полном распоряжении основного владельца — предприятия.

Арендатор не может воспользоваться машиной вне установленных периодов. Арендодатель, то есть компания или предприниматель, обязан учитывать доход от сдачи машины в аренду при предоставлении деклараций и бухгалтерской отчетности.

Для того, чтобы беспрепятственно передавать автотранспортное средство в аренду своему сотруднику, владелец должен иметь юридическое право на это действие. В противном случае такое соглашение может стать причиной проверок, контролирующих мероприятий, и даже привлечения руководителя к ответственности.

К основным особенностям передачи автомобиля в аренду как способа оформления пользования им в личных целях, относятся:

• Необходимость полной ответственности сотрудника за состояние автотранспортного средства, его обслуживание и сохранность.
• Обязательность уплаты налоговых сборов с доходов, полученных нанимателем от передачи машины в аренду сотруднику.
• Оптимальная по сравнению с другими методами юридическая база, позволяющая пользоваться служебным транспортом для собственных нужд.

Пользование автомобилем предприятия для личных нужд согласно приказам и внутренним распоряжениям

Руководитель издает приказ или иной нормативный документ, разрешающий сотрудникам пользоваться служебными автомобилями для собственных целей. Такой способ легализации взаимоотношений требует учитывать множество деталей. Во-первых, в данном случае пользование машиной считается безвозмездным. Это означает, что сотрудник получает фактический доход в натуральной форме.

Соответственно, чтобы с налоговой точки зрения все было правильно, кроме приказа с каждым сотрудником, получающим право на пользование транспортом, должно заключаться полноценное соглашение о передаче транспортного средства в безвозмездное использование, учитывающее налагаемые на работника обязанности и ответственность. Эти положения должны быть параллельно отражены в нормативной документации компании.

Например, если на сотрудника возлагаются сопутствующие эксплуатации расходы, как оплата топлива, амортизационные и ремонтные затраты, использование авто уже нельзя будет отнести к получению натурального дохода.

К плюсам и минусам такого метода оформления относятся:

• Снижение расходов для обеих сторон соглашения.
• Отсутствие жестких законодательных требований.
• Присутствие определенной доли риска за счет несовершенства юридической базы, связанной с распределением ответственности.

Использование машины для собственных нужд по доверенности

Доверенность как таковая не является обязательным документом для подтверждения права управлять конкретным автомобилем.

Для того, чтобы подтвердить это право, достаточно предоставить страховой полис ОСАГО.

При этом, если владельцем автомобиля является компания, ее руководство может предоставлять доверенности для своих сотрудников, позволяющие им управлять автомашинами, числящимися на балансе.

Учитывая все вышеперечисленные факторы, доверенность может стать самым комфортным и легким способом разрешить сотруднику пользоваться корпоративным транспортным средством во внерабочее время.

Это возможно при условии высокой степени доверия руководства к данному работнику, а также достаточном уровне ответственности его самого, так как законодательно владелец авто не сможет требовать от доверенного лица обеспечивать ремонт, амортизацию и заправку топливом.

Идеальная ситуация, если служебное авто управляется по доверенности учредителем или руководителем предприятия. К примеру, собственное транспортное средство было зачислено на баланс компании, а впоследствии от её имени была выдана доверенность на имя первоначального собственника.

К особенностям оформления пользования автотранспортом предприятия через доверенность относятся:

• Высокая доля риска для компании, связанная с отсутствием юридически обоснованной ответственности доверенного сотрудника за сохранность и обеспечение транспортного средства.
• Упрощенный правовой регламент передачи авто в пользование без дополнительных документов и условий.
• Отсутствие строго регламентированного периода использования автотранспорта.

Использование служебного автомобиля в личных целях без оформления

С позиции законодательного урегулирования транспортное средство, выполняющее поездку по служебной необходимости, должно сопровождаться оформленным по всем правилам путевым листом, свидетельством о прохождении водителем медосмотра, а также всеми сопутствующими отметками.

Передвижение служебного автотранспорта вне рабочего дня в иных целях, кроме выполнения рабочих обязанностей, законодательством не предусматривается. Если сотрудник будет остановлен инспектором без вышеуказанных документов, предусмотрена ответственность и штрафы, которые составляют до 500 рублей для самого работника и до 1000000 рублей для организации.

Обратите внимание

Путевые листы оформляются на различные периоды — как на 1 рабочий день или одну поездку, так и на более продолжительные сроки. Например, путевой лист можно выписать на месяц, и в этом не будет никакого нарушения. Если работник будет передвигаться с таким путевым листом даже по внерабочее время, формально претензий к нему не возникнет.

К особенностям предоставления в личное пользование служебных автотранспортных средств можно причислить:

• Отсутствие бумажной волокиты и препятствий.
• Отсутствие надежной защиты прав и ответственности сторон устных договоренностей.
• Высокий риск штрафных санкций при передвижении без путевых листов или других сопроводительных документов.

Путевой Лист Для Директора На Служебной Машине 2020

Как всегда, мы постараемся ответить на вопрос «Путевой Лист Для Директора На Служебной Машине 2020». А еще Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте не выходя из дома.

После оформления путевого листа, бланк обязательно подписывается ответственными лицами, а также заверяется печатью предприятия (при условии, что использование штемпельных изделий для визирования подобных бумаг закреплено в учетной политике фирмы).

На основе всех этих данных проводится контроль за использованием транспортного средства и эффективностью труда водителя, а также в дальнейшем в бухгалтерии предприятия происходит начисление заработной платы водителю, механику и диспетчеру.

Роль документа

• дата его составления;
• название организации и ее адрес;
• код по ОКПО;
• марка машины (если автомобиль иностранного производства модель можно вписывать в русской транскрипции);
• государственный номер и гаражный (если таковой имеется);
• данные о водителе: его ФИО, табельный номер, номер водительского удостоверения, класс вождения. Сведения о лицензионной карточке необходимо вносить, если водитель работает с использованием лицензии.

По новым правилам компания обязана оформлять путевой лист каждый раз до выезда автомобиля с места постоянной стоянки. Путевой лист на несколько дней можно будет выписать в том случае, если водитель выезжает в длительный рейс. Такие изменения в порядок заполнения путевых листов Минтранс внес приказом от 21.12.2020 № 467.

Расширен перечень видов госконтроля, при которых применяется риск-ориентированный подход. Теперь в этот список включены и проверки за соблюдением требований трудового законодательства, проводимые трудинспекцией.

Путевые листы 2020: главные изменения и образцы заполнения

И в путевом листе прослеживается ежедневное соблюдение режима труда и отдыха время выезда и заезда. Все это требование надзорных органов в рамках законодательства по обеспечению БДД это другая нормативная база. И проверяется это не сотрудником ГИБДД на дороге этого нет в ПДД , а государственными инспекторами при плановых и внеплановых проверках организации в ваших кабинетах.

На каждое транспортное средство составляют один бланк. В названии сразу указывают тип используемого транспорта. В унифицированных формах они предусмотрены. Про основные правила заполнения путевых листов 2020 г. читайте в таблице 3.

Путевой лист – это обязательный документ при грузо- и пассажироперевозках легковым и грузовым автотранспортом. Без путевого листа 2020 г. автотранспортировки имущества или людей запрещены. Кроме того, этот документ является «первичкой» для подтверждения суммы расходов на ГСМ при автоперевозках и суммы зарплаты водителя.

Форма путевых листов 2020 г

Как вы знаете, правила заполнения путевых листов 2020 г. из приказа от 18.09.08 № 152 обязательны для фирм и предпринимателей.

При малейшем нарушении в оформлении документа подтвердить расходы в налоговом учете будет затруднительно. Ситуация осложняется тем, что в бланки путевых листов 2020 г. часто вносятся исправления.

Кроме того, корректировке подвергаются и правила заполнения путевых листов 2020 г.

https://www.youtube.com/watch?v=NwfNkOKe7U4

Сведения о транспортном средстве должны позволять четко его идентифицировать.Если грузовой автомобиль используете с прицепом, пропишите модель прицепа. Государственный номер заполните и на автомобиль, и на прицеп.

Как оформить компенсацию за использование личного транспорта работнику

1.

Какие выплаты полагаются работнику в связи с использованием личного автомобиля в служебных целях.

2. Какими документами оформляется использование личного транспорта сотрудником и выплата компенсации.

Мы живем в век скоростей, поэтому наличие автомобиля у работника – это зачастую не роскошь, а производственная необходимость. Многие сотрудники имеют разъездной характер работы (менеджеры по продажам, торговые представители, выездные специалисты по обслуживанию клиентов и т.д.), то есть результат их труда напрямую зависит от степени мобильности.

Однако не каждый работодатель имеет достаточно ресурсов, чтобы обеспечить своих работников служебным транспортом, поэтому все чаще требуются сотрудники с личным автомобилем. В этой статье предлагаю разобраться, как правильно оформить и компенсировать использование личного транспорта работнику.

А в следующей статье выясним, как учесть суммы компенсации в целях налогообложения и начисления страховых взносов.

Основания для начисления компенсации за использование личного автомобиля

В соответствии со ст. 188 ТК РФ работнику при использовании личного имущества, в том числе личного автомобиля, с согласия и в интересах работодателя предусмотрены следующие выплаты:

— компенсация за использование и износ (амортизацию) личного имущества;

— возмещение расходов, связанных с эксплуатацией личного имущества.

Компенсация за использование работником личного транспорта обычно устанавливается в твердой сумме за месяц, независимо от числа календарных дней в месяце.

Однако следует учитывать, что за периоды, когда работник фактически не исполнял свои служебные обязанности (находился в отпуске, на больничном и т.д.), компенсация не должна начисляться.

Что касается возмещения расходов, связанных с использованием работником личного имущества в трудовой деятельности, то в случае использования личного транспорта, к таким расходам могут относится, например, затраты на бензин, мойку автомобиля, ремонт.

Согласно ТК РФ конкретные суммы компенсации и возмещения, а также условия их выплаты работнику должны быть прописаны в соглашении между работником и работодателем. Таким образом, мы вплотную подошли к вопросу документального оформления использования работником личного транспорта в служебных целях.

Для начисления работнику компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях и возмещения расходов, связанных с таким использованием, необходимы следующие документы:

1.

Локальный нормативный акт организации, согласно которому работодатель устанавливает разъездной характер работы для определенных должностей, критерии разъездного характера работы сотрудников, общие условия начисление компенсаций и возмещения расходов. Например, к таким документам могут относиться Положение о разъездном характере работы, Приказ руководителя об утверждении перечня должностей с разъездным характером работы.

Так, в Положении можно прописать, что «разъездным считается характер работы, при котором сотрудник более 5 часов в течение рабочего дня проводит в поездках за пределами территории работодателя» или «при разъездном характере работы сотрудник для исполнения своих служебных обязанностей регулярно (не реже 7 раз в течение рабочей недели) совершает поездки за пределы территории работодателя». Утвердить перечень должностей с разъездным характером работы целесообразно отдельным приказом, поскольку перечень периодически может пополняться или изменяться, а издать новый Приказ проще, чем вносить изменения во все Положение.

! Обратите внимание: разъездной характер работы предполагает регулярные поездки сотрудника при исполнении своих трудовых функций, а не разовые. То есть командировки раз в месяц не могут расцениваться как разъездной характер работы. Указание на разъездной характер работы обязательно должно содержаться в трудовом договоре с работником.

2. Должностная инструкция сотрудника.

В должностной инструкции должны быть четко прописаны трудовые обязанности, предполагающие регулярные поездки. Например, такие обязанности, как выезд к клиентам для устранения неполадок (установки, настройки и т.д.), выезд к потенциальным клиентам для проведения переговоров (демонстрации продукции, заключения договоров), доставка корреспонденции контрагентам и другие обязанности.

3. Соглашение между работником и работодателем об использовании личного транспорта в служебных целях.

Такое соглашение может содержаться в трудовом договоре, а может быть оформлено как отдельное дополнительное соглашение к трудовому договору.

Я рекомендую второй вариант, поскольку условия соглашения могут изменяться (при покупке нового автомобиля, при изменении суммы компенсации или размера возмещения расходов), и гораздо удобнее в этом случае просто сделать новое дополнительное соглашение, чем вносить изменения в пункты трудового договора.

В Соглашении об использовании личного автомобиля в служебных целях необходимо зафиксировать следующую информацию:

• Характеристики транспортного средства (тип ТС (легковой, грузовой), марка, год выпуска, регистрационный знак, рабочий объем двигателя и другие существенные характеристики);
• Размер компенсации;
• Расходы, которые подлежат возмещению, их размер (или порядок расчета) и порядок подтверждения;
• Порядок и сроки выплаты компенсации и сумм возмещения расходов.

К Соглашению необходимо приложить копию паспорта транспортного средства и копию свидетельства о государственной регистрации транспортного средства. В том случае, если работник управляет автомобилем, не принадлежащим ему на праве собственности, помимо перечисленных документов требуется копия полиса ОСАГО, в который вписан данный сотрудник.

Скачать Образец соглашения об использовании личного транспорта в служебных целях

4. Приказ руководителя об установлении компенсации за использование личного транспорта и порядке возмещения расходов, связанных с его использованием.

Приказ составляется на основе Соглашения об использовании личного транспорта в служебных целях, закрепляет ответственных лиц и служит основанием для начисления и выплаты компенсации и возмещения расходов сотруднику.

Скачать Образец приказа о возмещении расходов в связи с использованием личного транспорта

5. Документы, подтверждающие фактическое использование работником личного транспорта в служебных целях и величину расходов, понесенных в процессе такого использования. Унифицированные формы таких документов, обязательные для применения, отсутствуют, поэтому работодатель вправе самостоятельно их разработать и утвердить.

Например, фактическое использование работником личного транспорта в трудовой деятельности могут служить путевой лист (по форме работодателя), ведомость разъездов сотрудника в служебных целях. Главное, чтобы эти документы содержали следующую информацию:

• информацию о работнике и о транспортном средстве (на основе Соглашения);
• информацию о маршруте следования с указанием пунктов назначения и километража. Маршрут следования должен однозначно свидетельствовать о служебном характере поездок.

Для возмещения сотруднику расходов, связанных с эксплуатацией личного автомобиля в служебных целях, необходимы документы, подтверждающие такие расходы:

• чеки АЗС, чеки или квитанции услуг мойки машины, ремонтных работ и т.д.;
• расчет произведенных расходов в денежном выражении. Например, расход топлива будет рассчитываться исходя из километража, подтвержденного документально, цены, указанной в чеках, и норм расхода топлива, утвержденных в Соглашении об использовании личного транспорта в служебных целях.

Наличие документов, перечисленных выше, является необходимым и достаточным условием для начисления и выплаты работнику компенсации за использование личного транспорта в служебных целях.

Кроме того, надлежащее документальное оформление позволит Вам избежать претензий со стороны налоговой инспекции и внебюджетных фондов.

А о том, как облагается страховыми взносами и НДФЛ компенсация за использование личного транспорта работникам читайте в следующей статье.

Законодательные  нормативные акты:

Трудовой кодекс РФ

Все Кодексы РФ опубликованы на Официальном интернет-портале правовой информации http://pravo.gov.ru/

Директор на служебном автомобиле. Что осталось за кадром

Директор управляет служебным автомобилем. Во многих организациях директора и руководители экономят на штате личного водителя и управляют служебным автомобилем сами.

Если вас интересует вопрос в общем понимании: «Вправе ли директор при наличии в штате водителей в свое рабочее время управлять служебным автомобилем?», то на этот счет есть хорошая статья на ресурсе Гарант

Но, я рассмотрю вопрос в разрезе именно обеспечения безопасности дорожного движения.

Неоторые думают что это очень просто: отдал служебный авто директору и все.

Некоторые идут еще дальше: личный автомобиль сдают своей же организации в аренду, и не понимают, что в результате этих шагов они «вошли» в правовое поле обеспечения безопасности дорожного движения.

Теперь директору, управляющему служебным автомобилем , надо проходить стажировку, инструктажи, периодические и предрейсовые медицинские осмотры. Соответственно, и выпуск на линию необходимо осуществлять каждый день.

А если это единственный автомобиль в организации, то директор становится ответственным за обеспечение безопасности дорожного движения и надо подумать кому делегировать эти полномочия.

Что делать? На кого ляжет ответственность при ДТП?

Мне однажды задали еще один интересный вопрос:

…Наше начальство все время ссылается на доверенности, выданные нашей организацией на право пользования ТС. Но какой приоритет она дает ответственному лицу за БДД, освобождает ли от ответственности или теперь они обеспечивают БДД сами? И если у нас 10 сотрудников постоянно водят автомобили по доверенности, то нужно ли включать пункты должностной инструкции водителя в их инструкции?

…Прочитайте полезную статью до конца, а затем возвращайтесь сюда. Я предлагаю вам стать пользователем нашего нового ресурса, где собраны видео-статьи. Например «Нужен ли директору путевой лист если его авто…»

Переходим ЗДЕСЬ

ДИРЕКТОР И ДОВЕРЕННОСТЬ НА СЛУЖЕБНЫЙ АВТОМОБИЛЬ

Давайте сначала закроем вопрос с доверенностями. Между доверенностью на право управлением автомобилем и ответственностью за БДД нет вообще никакой связи.

Потому, что Доверенность дает всего лишь ПРАВО пользоваться (а точнее управлять) автомобилем.

А есть ОБЯЗАННОСТЬ обеспечивать БДД в организации.

И эту обязанность руководитель может делегировать вместе с ответственностью не по доверенности, а только Приказом на компетентное лицо.

И управление автомобилем не является мероприятием, направленным на обеспечение БДД, так как обеспечение БДД — это мероприятие направленное на предупреждение ДТП и снижение тяжести их последствий).

Теперь, что касается вопроса, когда служебным автомобилем управляют специалисты, начальники, руководители, директора.

Согласно статьи 20 ФЗ-196 О БДД у юридического лица возникает обязанность по обеспечению БДД при выполнении двух условий:

• Есть служебные авто, которыми владеет организация на праве собственности или аренды;
• Эксплуатация авто, а именно есть сотрудники (неважно какая должность) которые выполняют функции водителя и управляют ими.

• К сведению!
  Для специалистов, ответственных за обеспечение БДД, у нас есть готовое решение, которое немедленно упакует вашу работу на 100%. Это Пакет Готовых Шаблонов (более 90 форм, образцов и шаблонов), который успешно прошел реальные надзорные проверки.

Подробнее…

ЯВЛЯЕТСЯ ЛИ ДИРЕКТОР ВОДИТЕЛЕМ АВТОМОБИЛЯ

Если генеральный директор на служебном автомобиле совершит ДТП с пострадавшими, то к ответственности могут привлечь его как водителя, его как руководителя организации (обязан обеспечить БДД), и вас как ответственное лицо непосредственно уполномоченное проводить все соответствующие мероприятия (у вас есть должностная инструкция и есть Приказ).

У очень многих неверное представление о том, кто такой водитель. Многие полагают, что водитель — это штатный водитель.

А если начальник управляет служебным авто, то это не водитель по штату, значит мероприятия по отношению к нему (стажировка, инструктаж, обучение) проводить не надо.

Это не так.

Согласно статьи 2 ФЗ-196 «О БДД» водитель транспортного средства — лицо, управляющее транспортным средством. Поэтому «водителя» надо понимать не как штатного водителя, а как любого сотрудника, управляющего транспортным средством. А если точнее выполняющего функции водителя.

Директор, управляя служебным автомобилем, кроме обязанностей директора, выполняет работу водителя. Потому управление автомобилем это функции не директора, а это функции водителя.

Поэтому у любого сотрудника, управляющего служебным автомобилем (не важно директор он или начальник, или специалист или водитель), в должностной инструкции должны быть прописаны функции (обязанности) водителя.

Но мало считать директора водителем. Необходимо проводить с ним все мероприятия, предусмотренные действующим законодательством.

Поймите, что служебный автомобиль и функции управления им (то есть функции водителя) неразрывно связаны. Поэтому если любой сотрудник начинает управлять служебным автомобилем, то он автоматически принимает на себя функции водителя.

То есть он становится водителем, к которому предъявляются требования. Потому что автомобиль — это не рабочий кабинет или рабочий стол. Это источник повышенной опасности.

• К сведению!
  Стать экспертом по БДД можно от «немедленно» до 30 дней. Для вас и/или вашего специалиста запущена новая онлайн Программа-содействие. Участие в ней абсолютно бесплатное.

Подробнее…

Мне как-то задали вопрос. А есть ли закон, обязывающий вносить в должностную инструкцию должностных лиц, управляющих служебным автомобилем, обязанности водителя.

А ссылки на такой закон нет. Это вытекает из логики. Приведу показательный пример из смежной области: вы принимаете на работу дворника с должностной инструкцией дворника, но по факту он у вас еще и токарь — подрабатывает на станке.

Первый момент. Спросить с него за результат его работы как токаря и за исправность станка, который он эксплуатирует, вы сможете только если у него в должностной инструкции будут обязанности токаря и ответственность токаря.

Второй момент. Для того чтобы работать на станке (опасном производственном объекте) необходимо иметь соответствующую квалификацию, пройти стажировку, инструктажи и регулярные медицинские осмотры.

Риск второго момента заключается в том, что если дворнику оторвет палец на токарном станке, то при разборе несчастного случая специальной комиссией выяснится, что дворник:

• Не имел квалификации;
• Не проходил стажировку;
• Не проходил инструктажи;
• Не проходил регулярные медицинские осмотры;
• И вообще у руководства не было основания допускать его к токарному станку, так как у него нет в должностной инструкции обязанностей, прав и ответственности токаря

Если вы проведете аналогию со связкой «директор-водитель» и «токарный станок-автомобиль» вы все поймете.
ВЫВОД и КОНКРЕТНОЕ РЕШЕНИЕ:

• Поэтому либо директор проходит все мероприятия как водитель (инструктажи, стажировки, медосмотры и т.д.) или нанимайте штатного водителя.

  Либо делайте ход конем: отдавайте служебный автомобиль в аренду директору. Только скорее всего ваша бухгалтерия не пропустит этот вопрос. Но это уже отдельная тема.

…Время от времени появляется очень актуальный и интересный материал или ценное предложение.

Оставьте свой E-mail, чтобы быть в курсе и держите себя в теме последних событий. Подписная форма НИЖЕ.