Заполнение 2-ндфл если вычеты превышают доходы

Как заполнить справку 2-НДФЛ на практическом примере

Налоговая инспекция хочет знать все. И не только о том, все ли налоги заплатила за себя ваша организация. Кроме своих налогов любая организация или ИП, имеющий в штате сотрудников или заключивший гражданско-правовые договоры на выполнение работ, оказание услуг, должны удерживать и уплачивать в бюджет налоги с доходов, полученных физическими лицами.

Связано это с тем, что работодатель по отношению к своим работникам является налоговым агентом. Как можно проверить, выполнил он свои обязанности или нет, и все ли заплатил работник, что должен был? Только посмотрев отчетность.

Уже много лет такие сведения подаются в виде справок по форме 2-НДФЛ. На каждого сотрудника составляется отдельная справка. А значит, бухгалтер должен знать, как заполнить справку 2-НДФЛ.

статьи:

1. Правила заполнения справки 2-ндфл

2. Пример заполнения справки 2-НДФЛ

3. Как заполнить справку 2-НДФЛ

4. Коды заполнения справки 2-ндфл

5. Сведения о налоговой базе и налоге

6. Куда сдавать справки 2-НДФЛ

7. Справка 2-ндфл в 1с 8.3

Итак, идем по порядку. Если у вас нет времени читать длинную статью, посмотрите короткое видео ниже, из которого вы узнаете все самое важное по теме статьи.

(если видео видно нечетко, внизу видео есть шестеренка, нажмите ее и выберите Качество 720р)

Более подробно, чем в видео, разберем тему дальше в статье.

1. Правила заполнения справки 2-ндфл

Форма 2-НДФЛ «Справка о доходах физического лица», по которой сдается отчетность в настоящее время, утверждена приказом ФНС России от 30.10.15г. №ММВ-7-11-485@. Этим же нормативным документов утверждены и правила заполнения справки 2-НДФЛ.

Справки предоставляются:

1. По физическим лицам, получившем доход, с которого организация удержала налог – в налоговую не позднее 1 апреля следующего года (п. 2 ст. 230 НК РФ).
2. По физическим лицам, получившем доход, с которого организация не имела возможности удержать налог – в налоговую не позднее 1 марта следующего года (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Также информация о том, как заполнить справку 2-НДФЛ, пригодится не только для отчета в налоговую. Справку также нужно выдавать по просьбе работников, например, для банка (п.3 ст.230 НК).

Все показатели в справке (кроме суммы НДФЛ) отражаются в рублях и копейках. Сумма налога показывается в полных рублях (суммы до 50 коп. отбрасываются, суммы в 50 коп. и более округляются в большую сторону).

2. Пример заполнения справки 2-НДФЛ

Давайте рассмотрим практическую ситуацию из жизни организации, и на ее основе составим пример заполнения справки 2-НДФЛ. Параллельно будем обсуждать и важные теоретические моменты.

Рассчитаем величину НДФЛ за каждый месяц работы и за год в целом Осетрову Олегу Алексеевичу, менеджеру ООО «Премудрый пескарь». Оклад работника 35 000 руб. в месяц.

Кроме оплаты за отработанное время, выплачено:

• Отпускные – 10000 руб.
• Пособие по временной нетрудоспособности – 7500 руб.

У Осетрова есть дети:

• Дочь 1994 г.р., учащаяся ВУЗа по очной форме обучения;
• Сын 2002 г.р., учащийся школы.

Заявление на предоставление детских вычетов Осетров написал. Подтверждающие документы на получение вычетов есть.

5 июля 2016 года дочь Осетрова закончила ВУЗ, следовательно, с августа 2016 года налоговый вычет на нее уже не предоставляется. Дальше вычет Осетров получает только на младшего ребенка – школьника.

Доходы, облагаемые по ставке 13% для дивидендов и 35%, в 2016 году Осетров не получал.

Все доходы, вычеты и начисленный НДФЛ по данному работнику представлены в таблице.

Кроме оплаты по окладу сотрудник получал материальную помощь: 2000 руб. в январе, 6000 руб. в июне.

В ноябре налогооблагаемые доходы нарастающим итогом с начала года превысили 350 тыс. руб., поэтому начиная с ноября, детские вычеты предоставляться не будут. Для расчета данного лимита используются только налогооблагаемые доходы.

Обратите внимание по внесению данных о выплаченной материальной помощи в справку 2-НДФЛ. Если у сотрудника была в году материальная помощь, полностью не облагаемая НДФЛ независимо от суммы, то вносить ее в справку не нужно.

Если была обычная матпомощь, которая не облагается только в пределах 4000 руб., то в справке она отражается.

3. Как заполнить справку 2-НДФЛ

Теперь, когда все исходные данные для примера у нас есть, будем по шагам смотреть, как заполнить справку 2-НДФЛ.

В графе признак справки нужно указать:

1 – если сообщаются сведения о доходах физического лица и начисленном, удержанном и перечисленном НДФЛ;

2 – если удержать НДФЛ невозможно (не позже 1 месяца по окончании года);

«Номер корректировки» — поле заполняется и при сдаче первичной справки, и при сдаче уточненных сведений. Если справка первичная, то надо поставить номер 00, для уточненных — 01, 02 и т. д.

Есть возможность аннулировать справку 2-НДФЛ, которую компания сдала ошибочно. Для этого в поле «Номер корректировки» надо поставить значение 99, а в справке заполнить только разделы 1 и 2 со сведениями об организации и физлице. Такая аннулирующая справка будет иметь новую дату составления, но старый номер (т.е. номер той старой ошибочной справки).

Заполнение справки начинается с внесения сведений о налоговом агенте в Раздел 1: ИНН/КПП, наименование организации или ФИО физического лица – индивидуального предпринимателя, код по ОКТМО, телефон.

В Разделе 2 отражаются сведения о физическом лице, которое получало доходы: ИНН, ФИО, гражданство, дата рождения, паспортные данные, место жительства. Для иностранцев есть и свои поля: ИНН в стране гражданства, адрес места жительства в РФ, код страны проживания и адрес в стране постоянного проживания (указывается один из адресов).

В поле «Статус налогоплательщика» указывается один из следующих:

• 1 — резиденты
• 2 — нерезиденты
• 3 — высококвалифицированные специалисты
• 4 — переселенцы, которые живут за рубежом (т.е. это участники государственной программы по оказанию содействия добровольному переселению соотечественников, проживающих за рубежом, не являющиеся налоговыми резидентами)
• 5 — беженцы-нерезиденты и получившие временное убежище в РФ
• 6 — иностранцы, которые работают на основании патента.

По данным об организации и физическом лице мы заполнили разделы 1 и 2.

4. Коды заполнения справки 2-ндфл

Далее справка НДФЛ представляет детальную информацию о доходах и вычетах.

Раздел 3 содержит сведения о доходах, которые получены работниками в денежной или натуральной форме, за каждый месяц налогового периода (года).

В заголовке данного раздела отражаются ставки НДФЛ, на которые заполняется раздел. В нашем примере будет один раздел, потому что все доходы, которые получил работник, облагаются по ставке 13%.

За каждый месяц в графе Сумма дохода указывается общая величина дохода, полученная работником за месяц. Если в каком-то месяце работник имел право на получение профессионального налогового вычета, а также вычета по доходу, облагаемому НДФЛ не в полном размере, то указывается код вычета и его сумма.

Полностью освобожденные от НДФЛ доходы в справку не включают, например, пособие по уходу за ребенком, пособие по беременности и родам.

Коды заполнения справки 2-НДФЛ берутся из приказа ФНС от 10.09.15 № ММВ-7-11/387@. Нам для заполнения формы в нашем примере потребуются:

Коды доходов:

• 2000 – заработная плата
• 2760 — материальная помощь
• 2012 — отпускные
• 2300 — пособие по временной нетрудоспособности

Коды вычетов:

• 503 — необлагаемый лимит по матпомощи
• 114 — на первого ребенка
• 115 — на второго ребенка
• 311 — имущественный

В Разделе 4 обобщаются данные о вычетах в соответствии с их кодами, указывается суммарная величина каждого вычета. Здесь приводятся вычеты, которые не связаны с конкретной выплаченной суммой (в отличие от вычетов, указываемых в разделе 3 – по материальной помощи, профессиональные вычеты).

В разделе 4 мы запишем вычеты на детей – по первому и второму ребенку отдельно, и имущественный вычет. Здесь же могут быть указаны вычеты на самого работника, а также социальные и инвестиционные.

https://www.youtube.com/watch?v=x53REcKxEq0

Для занесения данных об имущественном вычете необходимо иметь Уведомление из налогового органа, которое подтверждает право работника на его применение.

5. Сведения о налоговой базе и налоге

В Разделе 5 подводятся итоги доходов, определяется налоговая база и делается расчет НДФЛ. Отражается общая сумма доходов – итоговая величина столбца Сумма дохода из Раздела 3. По следующей строке записывается налоговая база, которую можно найти как разность между общей суммой доходов и величиной налоговых вычетов (сумма вычетов по Разделам 3 и 4).

По строке Сумма налога исчисленная записывается исчисленная сумма налога, т.е. произведение налоговой базы на налоговую ставку. Далее заполняются строки с данными о сумме удержанного, перечисленного налога, излишне удержанной и не удержанной.

Для Осетрова:

Общая сумма полученных доходов – 423 500 руб.

Сумма вычетов – 9800 (первый ребенок) + 14 000 (второй ребенок) + 238 200 (имущественный) + 4000 (необлагаемая матпомощь) = 266 000 руб.

Налоговая база – 157 500 руб.

Сумма налога – 20 475 руб.

Тем компаниям, где работают иностранные сотрудники из «безвизовых» стран, пригодится строка с данными по фиксированным авансовым платежам.

6. Куда сдавать справки 2-НДФЛ

Налоговые агенты сдают справки по форме 2-НДФЛ в налоговую инспекцию по месту своего учета. Такое требование прописано в пункте 2 статьи 230 НК РФ. То есть по местонахождению организации (или подразделения) либо по месту жительства физического лица, зарегистрированного в качестве индивидуального предпринимателя.

Справки сдавайте в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота. На бумаге составлять справки разрешено только в том случае, если за год количество граждан, получивших доходы от налогового агента, менее 25 человек.

С 1 января 2016 года для налоговых агентов введен штраф за представление документов, содержащих недостоверные сведения. Штраф выпишут, если налоговики выявят ошибки в форме 2-НДФЛ. Сумма штрафа — 500 рублей за каждую справку с недостоверными сведениями.

Поэтому внимательнее изучайте, как заполнить справку 2-НДФЛ и не допускайте ошибок. А если вдруг заметили ошибку, то бегом исправлять ее, пока налоговики не нашли ее раньше вас.

7. Справка 2-ндфл в 1с 8.3

Для тех, кто ведет учет в программе 1С: Бухгалтерия – смотрите, как заполнить справку 2-НДФЛ в 1С: Бухгалтерия в видео-формате.

Вычет по НДФЛ больше зарплаты: что делать и как считать подоходный налог, если начисленная заработная плата меньше суммы налоговой льготы, пример

Налоговый вычет – это льготная сумма, не облагаемая подоходным налогом.

На ее величину можно сократить доход работника перед расчетом НДФЛ.

Возможна ситуация, когда суммарный размер положенного вычета превышает начисленную заработную плату, что делать бухгалтеру в этом случае, как считать налоговые отчисления?

Понятие налоговой льготы

Вычет – это льгота, предусмотренная НК РФ. Различают несколько их видов, но основной, применяемый к зарплате работников – это стандартный.

Размер стандартного вычета в соответствии со ст.218 НК РФ может быть следующим:

• детский – положен за каждого ребенка в семье, возраст которого не превысил 18 лет (24 для студентов-очников) – размер по 1400 на первых двух и 3000 руб. на следующих;
• на ребенка-инвалида – предоставляется при наличии подтвержденной инвалидности у несовершеннолетнего – размер 6000 для опекунов и усыновителей, 12000 руб. для родных родителей;
• 3000 руб. – для отдельных работников из пп.1 п.1 ст.218 НК РФ  – перенесшие болезни при аварии в Чернобыльской АЭС и ПО Маяк, а также получившие инвалидность, участвующие в ликвидации последствий данных аварий, участвующие в ядерных испытаниях, военнослужащие с инвалидностью, полученной при исполнении долга;
• 500 руб. – для отдельных граждан из пп.2 п.1 ст.218 НК РФ – Герои Советского Союза и Российской Федерации, инвалиды 1 и 2 группы, а также ряд других.

Указанные размеры льгот уменьшают начисленную заработную плату при расчете подоходного налога.

За счет этого снижается размер удерживаемого НДФЛ, а работник на руки получает большую сумму.

Кроме стандартных вычетов, могут предоставляться также имущественные, социальные на обучение и лечение.

Возможна ситуация, что работник одновременно попадает под несколько видов вычета.

Примеры, когда это может быть:

• Работник является инвалидом 1 группы и имеет трех несовершеннолетних детей. В этом случае общий размер его льготы = 500 + 1400 + 1400 + 3000 = 6300.
• Работница является официально матерью-одиночкой и имеет трех несовершеннолетних детей, ее вычет тогда удваивается и общая сумма его составит = (1400 + 1400 + 3000) * 2 = 9600.
• У сотрудника 3 детей, младший является инвалидом, сумма льготы = 1400 + 1400 + 3000 + 12000 = 17800.

Если вычетов окажется слишком много, тогда общая сумма может оказаться больше начисленной заработной платы.

Нельзя складывать одновременно только вычеты 500 и 3000, остальные суммируются при необходимости.

На ребенка инвалида предоставляется одновременно и обычный стандартный вычет (1400 или 3000) и за инвалидность.

Как считать подоходный налог, если заработная плата меньше?

Вычеты по НДФЛ могут оказаться больше начисленной зарплаты в определенном месяце. Часто это случается, когда работник берет отпуск за свой счет, или в месяце большое количество больничных.

Также возможно, что работник в каком-то месяце предоставил уведомление на предоставление имущественной или социальной льготы.

Если начисленная заработная плата окажется меньше суммарного размера вычета, как бухгалтеру действовать? Нужно ли переносить остаток на следующие месяцы, или он просто сгорает, пропадает?

В соответствии с п.3 ст.226 НК РФ подоходный налог считается от налоговой базы, исчисленной нарастающим итогом с начала года.

То есть при расчете зарплаты и НДФЛ за определенный месяц, нужно посчитать общую начисленную заработную плату и суммарный размер предоставленных вычетов с начала года.

После чего сравнивать их на предмет, какая величина больше или меньше.

Скорее всего, суммарная начисленная зарплата окажется больше общей суммы вычетов с начала года, от разности будет рассчитан НДФЛ по ставке 13%.

При этом вычисленный налог может оказаться больше начисленной заработной платы.

Тогда возникает излишне удержанный НДФЛ, который можно либо вернуть сотруднику по заявлению, либо учесть при исчислении зарплаты в следующем месяце.

В крайнем случае, работник сам может обратиться в ФНС с заявлением о возврате излишне удержанного НДФЛ — как вернуть 13% через налоговую.

Если после сравнения начисленной зарплаты за текущий год с общей суммой вычетов по НДФЛ за этот же год окажется, что последняя величина больше, то возможен перенос излишка на следующие месяцы в пределах текущего года.

Если текущего года не достаточно, то в конце года может оказаться, что за 12 месяцев начислено зарплаты меньше, чем было положено вычетов, тогда налоговая база для расчета подоходного налога считается нулевой, а сам НДФЛ излишне удержанным.

Переноса стандартных вычетов на следующий год не предусмотрено.

Пример

Исходные данные:

Заработная плата Петухова А.А. в январе 30 000, в феврале он брал отпуск за свой счет, поэтому зарплата составила 4 500.

У Петухова трое детей, суммарный вычет = 5 800.

Расчет:

Начисленная ЗП за январь = 30 000.

НДФЛ за январь = (30 000 – 5 800) * 13% = 3 146.

Начисленная ЗП за январь-февраль = 30 000 + 4 500 = 34 500.

НДФЛ за январь-февраль = (34 500 – 5 800*2) * 13% = 2 977.

НДФЛ к возврату = 3 146 – 2 977 = 169.

169 руб. могут быть возвращены либо по заявлению работника, либо учтены в следующем месяце при расчете подоходного налога.

Выводы

Если за конкретный месяц работнику начислена заработная плата меньше, чем положенная ему в этом месяце сумма вычетов, то следует провести расчет налога по установленному в п.3 ст.226 НК РФ  порядке – нарастающим итогом с начала текущего года.

Сравнение начислений и льгот нужно проводить не для конкретного месяца, а для временного промежутка с января по расчетный месяц. Вполне возможно, что в этом случае превышения не будет.

Если же все равно вычеты окажутся больше, то возможен перенос излишка на следующий месяц, но только в пределах текущего года. На следующий год стандартные льготы не переносятся.

Имущественные могут быть перенесены. Для получения остатка в следующем году нужно будет обратиться в ФНС за получением нового уведомления о праве на налоговую льготу.

Справка 2 НДФЛ для получения налоговых вычетов

Основные сведения о доходах работающих граждан можно получить из данных справки 2 НДФЛ. Документ выдается работникам по требованию, а также сдается работодателем в налоговую инспекцию по истечении отчетного периода. Содержит информацию о доходах, источниках их получения, размере использованных налоговых вычетов и удержанном налоге.

Предоставление 2 НДФЛ

Справка 2 НДФЛ представляет собой документ, подтверждающий налогооблагаемые доходы сотрудников по месту работы. Содержит информацию о полученных ежемесячных выплатах, в том числе премиальных, отпускных, больничных суммах.

Доходы работника, налогообложению не подлежащие, в справке не отражаются. К ним можно отнести выплату пособий по беременности и родам, по уходу за ребенком до 1,5 лет.

 Для чего нужна справка 2 НДФЛ? Документ формируется в случаях:

1. Предоставление данных в налоговую инспекцию. Документ составляется отдельно по каждому работнику. Содержит сведения о доходах сотрудников, уплаченных налогах. На основании представленных справок ФНС проводит анализ по соотношению сумм НДФЛ начисленного и фактически уплаченного.
2. Выдается по требованию работникам на основании их заявлений. Ответственным за оформление считается работодатель ― налоговый агент. Часто в повседневной жизни гражданам необходимо предъявлять информацию о своих доходах для получения кредитов, социальных услуг, подтверждения налоговых вычетов. Количество обращений за справками не ограничено. Сколько действует справка 2 НДФЛ? Законодательно такие нормы не установлены.
3. Документ формируется при увольнении работника. Используется для определения суммы использованных вычетов при начислении зарплаты у других работодателей.

В отношении справки 2 НДФЛ новая форма 2016 года (бланк документа) действует новая редакция, утвержденная приказом от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@. Форма 2 НДФЛ заполняется за один календарный год. При необходимости получения сведений о доходах за несколько лет формируются несколько документов.

Обязательные реквизиты 2 НДФЛ

Образец заполнения 2 НДФЛ должен содержать следующую информацию:

1. Наименование работодателя (организации или ИП).
2. Реквизиты работодателя (ИНН, КПП, контактный телефон, код ОКТМО).
3. Реквизиты работника (адрес, гражданство, дата рождения, код документа, удостоверяющего личность в 2 НДФЛ). Указывать ИНН работника в справке 2 НДФЛ необязательно.

Сформированные справки могут отвечать следующим условиям:

• составление документа налоговым агентом (признак 1);
• оформление справки при невозможности удержать налог с физического лица (признак 2).

При обычном формировании данных в разделе 5 проставляют статус налогоплательщика в 2 НДФЛ с признаком 1. Если удержать НДФЛ с сотрудника не представляется возможным, в налоговые органы передается документ с признаком 2. При этом ФНС настаивает, что в таких случаях работодатели обязаны передать и документ с признаком 1.

Доходы по справке 2 НДФЛ

Доходы, полученные у работодателя, указываются в справке помесячно в разделе 3. Если налогоплательщиком в одном месяце получено было несколько видов доходов, то каждый формируется отдельно с указанием определенного кода. В образце справки 2 НДФЛ самыми используемыми кодами доходов являются:

• 2000 ― зарплата сотрудника;
• 2010 ― выплата по договорам ГПХ;
• 2012 ― отпускные суммы;
• 2300 ― оплата больничных;
• 2510 ― оплата за сотрудников некоторых товаров, услуг;
• 2520 ― получение дохода в натуральной форме;
• 2720 ― стоимость подарков.

Кроме того, доходы подразделяются на выплату дивидендов, за использование авторских прав, в результате совершения операций с финансовыми инструментами.

При наличии налоговых вычетов (кроме имущественных, социальных, стандартных, инвестиционных), уменьшающих налогооблагаемую базу, их указывают напротив полученных доходов. Для иных видов вычетов предусмотрен раздел 4.

На практике встречаются ситуации, когда работодатель начислил суммы заработка, но не выплатил своим сотрудникам. Например, зарплата за декабрь выдана только в январе. Отражать ли декабрьскую зарплату документе за текущий год? Как заполнить 2 НДФЛ в этом случае?

Учитывая, что по законодательству последний день месяца начисления зарплаты соответствует дате получения дохода, декабрьские начисления требуется отразить в текущем году.

Несмотря на то что заработок будет всего лишь начислен, но еще не выплачен, его следует учесть в общих доходах. Итоговая сумма полученных доходов отображается в разделе 5.

Там же фиксируется облагаемая налогом база, которая рассчитывается как общий доход, уменьшенный на предоставленные налоговые вычеты.

Налоговые вычеты

Как выглядит справка 2 НДФЛ, если работник имеет право на уменьшение налогооблагаемой базы? В разделе 4 справки отражаются суммы, уменьшающие НДФЛ. Сотрудники вправе заявить о своем праве на использование следующих налоговых вычетов:

1. Имущественные. При совершенных ранее операциях с недвижимостью.
2. Стандартные. Если у налогоплательщике есть дети, или он является инвалидом; ветераном боевых действий; участником ликвидации последствий техногенных аварий и др.
3. Социальные. При осуществлении расходов на лечение, обучение. Затраты могут быть произведены за себя лично или за родственников.
4. Инвестиционные. Используется в результате операций по ценным бумагам.

Каждому виду вычета присваивается отдельный код, проставляются соответствующие суммы.

Суммарные данные по налоговым вычетам уменьшают налогооблагаемую базу. То есть налог рассчитывается уже исходя из остаточной суммы доходов, уменьшенной на размер вычетов. В случаях, когда суммарный объем вычетов превышает полученный доход, налог не взимается. Подобные ситуации возникают при наличии у работников небольших доходов и нескольких детей.

Показатель начисленного НДФЛ может принимать значения положительное или нулевое. Отрицательным он быть не может. Если работник изъявил желание использовать имущественные вычеты у работодателя, их сумма указывается в пределах полученных доходов.

Удержанный налог

Фактически полученный за весь отчетный период заработок сотрудником суммируется в разделе 5. Там же отражается и налогооблагаемая база. Рассчитывается как полученный доход за минусом действующих налоговых вычетов. На основании облагаемого дохода определяется и сама сумма налога.

Как правило, у многих при заполнении возникают трудности с отражением НДФЛ начисленного, удержанного и перечисленного. Как сделать справку 2 НДФЛ в такой ситуации? Проставить сумму налога требуется в том же периоде, когда был начислен доход.

Пример 1. Общая сумма заработка Петрова С. К. за 2015 год составила 348 000 рублей, в том числе в декабре было начислено 29 000 рублей. Налоговых вычетов за этот период Петрову предоставлено в размере 33 600 рублей.

Общая сумма начисленного НДФЛ равна 40 872 рубля, включая налог за декабрь 3 406 рублей. При заполнении справки 2 НДФЛ (бланк) в разделе 5 отразится общая сумма НДФЛ 45 552 рубля как налог исчисленный, удержанный и перечисленный.

Новшеством в 5 разделе при заполнении справки является графа, предназначенная для отражения фиксированных авансовых платежей. Используется организациями, в штате которых состоят работники, прибывшие из «безвизовых» государств. На уплаченную ими сумму налога на основании действующего патента можно уменьшить исчисленный с них налог.

Срок действия справки 2 НДФЛ

В некоторых случаях справка о полученных доходах 2 НДФЛ необходима самим работникам. Чаще всего ее требуют банки для предоставления кредитов, жилищно-коммунальные хозяйства при расчете субсидий. Также документ необходим для заполнения налоговой декларации при желании воспользоваться вычетами.

Как получить справку 2 НДФЛ? Запрашиваемый документ работодатель выдает работнику не позднее 3-дневного срока с момента обращения. Основанием к выдаче служит заявление сотрудника. Если запрос на получение сведений о доходах сделан в середине года, справка заполняется на основании имеющихся данных.

Отказать работнику в получении 2 НДФЛ нельзя. И хотя налоговым кодексом штрафы в таких случаях не предусмотрены, может наступить иная административная ответственность. Срок действия справки 2 НДФЛ устанавливается самими субъектами, запрашивающими документ.

Ошибки при заполнении справки 2 НДФЛ

Иногда при начислении зарплаты и перечислении НДФЛ возникают нестандартные ситуации. Нередко в связи с этим возникают следующие ошибки при формировании справок.

Пример 2. В бюджет ошибочно перечислена сумма налога большая, чем было рассчитано. Стоит ли отражать разницу в справке 2 НДФЛ в графе раздела 5 как излишне удержанный налог? Нет, такого требования нет. Излишне перечисленная сумма налогом не является. Отразить стоит одинаковое значение в графах «налог исчисленный», «налог удержанный» и «налог перечисленный».

Пример 3. Сотрудница Иванова М. В. имеет троих детей. Общий размер стандартных налоговых вычетов за год равен 69 600 рублей. начисленная зарплата составила 60 000 за год.

При наличии высокого уровня стандартных вычетов их сумма может превышать размер полученных доходов. В таких случаях необходимо сократить сумму вычетов до уровня полученных доходов. Налог удерживать не нужно.

Значения полей по налоговой базе, исчисленному и удержанному НДФЛ примут нулевое значение.

Заполнение формы 6-НДФЛ: вычеты (даты и суммы)

1. Компания предоставляет сотруднику социальный вычет
2. Сотрудник в середине года написал заявление на детский выче
3. Компания предоставила работнику имущественный вычет с начала года
4. Вычеты превысили зарплату

Сотрудник получил в инспекции уведомление на социальный вычет. Заявление на вычет и уведомление работник принес в компанию во втором квартале.

С 2016 года сотрудники вправе получить вычет на лечение у работодателя. Для этого «физик» обращается в инспекцию с заявлением по форме из письма ФНС России от 07.12.15 № ЗН-4-11/21381@. К нему работник прикладывает договор на лечение, квитанции и другие документы, подтверждающие расходы.

Инспекция выдает уведомление в течение 30 календарных дней с момента, когда «физик» подал заявление (утв. приказом ФНС России от 27.10.15 № ММВ-7/11/473@). Уведомление работник приносит в компанию и прикладывает к заявлению в свободной форме. Работодатель предоставляет вычет с месяца, в котором сотрудник принес эти документы (абз. 3 п. 2 ст. 219 НК РФ).

Компания учитывает вычеты при расчете налоговой базы. В строке 030 расчета 6-НДФЛ отражайте только те вычеты, которые уже предоставили работнику в течение отчетного периода. В строке 130 отразите доход без учета вычетов. А в строках 070 и 140 компания отразит фактически удержанный НДФЛ, то есть рассчитанный с дохода за минусом вычета.

На примере

4 мая сотрудник принес уведомление о праве на социальный вычет и написал заявление. Вычет — 46 700 руб. Компания начала предоставлять вычет с мая. Зарплата работника за май — 50 000 руб., сотрудник полностью использовал вычет во втором квартале. НДФЛ с майской зарплаты — 429 руб. ((50 000 руб. — 46 700 руб.) × 13%).

Всего за полугодие компания начислила доходы 15 сотрудникам (включая работника, которому предоставила вычет) — 2 398 000 руб. Доходы показала в строке 020.

Исчисленный и удержанный НДФЛ в строках 040 и 070 равен 305 669 руб. ((2 398 000 руб. — 46 700 руб.) × 13%).

Вычет компания записала в строке 030 — 46 700 руб.

Раздел 1 расчета за полугодие она заполнила, как в образце 68.

2. Сотрудник в середине года написал заявление на детский выче

Сотрудник принёс заявление на детский вычет во втором квартале. Но право на вычет у него было еще с начала года. Компания предоставила вычеты за предыдущие месяцы в текущем.

Работник, у которого есть дети, вправе получить стандартный вычет. Для этого «физик» пишет заявление и представляет свидетельство о рождении ребенка, копию паспорта и другие документы, подтверждающие право на вычет (ст. 218 НК РФ). Вычет положен работнику с месяца рождения ребенка.

Предоставить вычеты нужно с начала года, если сотрудник весь год мог получать вычет, но принес заявление только во втором квартале. Вычеты компания предоставляет до месяца, в котором доходы работника превысили 350 тыс. рублей.

Компания считает НДФЛ нарастающим итогом. Поэтому вычеты за все предыдущие месяцы можно применить при расчете налоговой базы за текущий период. В строке 030 расчета 6-НДФЛ отразите вычеты, которые предоставили в течение отчетного периода. В строке 040 — исчисленный налог, а в строке 070 — фактически удержанный. В строке 130 раздела 2 заполняйте начисленные доходы, а не за минусом вычетов.

На примере

Зарплата за май — 90 000 руб. Компания при расчете НДФЛ с зарплаты за май применила вычеты за предыдущие месяцы — с января по май (5 мес.). Вычет за эти месяцы — 7000 руб. (1400 руб. × 5 мес.). С майской зарплаты компания удержала НДФЛ 10 790 руб. ((90 000 руб. — 7000 руб.) × 13%).

Зарплата за июнь — 90 000 руб. НДФЛ — 11 518 руб. ((90 000 руб. — 1400 руб.) × 13%).

Раздел 1 Зарплату за июнь компания выдала только в июле. Поэтому НДФЛ с июньской зарплаты не отражала в строке 070. Доходы за полугодие в строке 020 — 340 000 руб. (160 000 + 90 000 + 90 000).

Вычеты в строке 030 равны 8400 руб. (1400 руб. × 6 мес.). Исчисленный НДФЛ в строке 040 — 43 108 руб. ((340 000 руб. — 8400 руб.) × 13%). Удержанный налог в строке 070 — 31 590 руб. ((160 000 руб. + 90 000 руб.

— 7000 руб.) × 13%).

Раздел 2. Зарплату за апрель — 90 000 руб. — компания выдала 5 мая. В этот же день исчислила и удержала НДФЛ без учета вычетов — 11 700 руб. (90 000 руб. × 13%). Дата получения дохода — 30 апреля.

Зарплату за май компания выдала 6 июня. Дата получения дохода — 31 мая. Зарплату за июнь компания выдала в июле, поэтому не отражала выплату в разделе 2 расчета за полугодие.

Расчет компания заполнила, как в образце 69.

Образец 69. Как заполнить в расчете детские вычеты

3. Компания предоставила работнику имущественный вычет с начала года

Сотрудник во втором квартале принёс уведомление о подтверждении права на имущественный вычет в 2016 году. Компания пересчитала доходы с начала года и вернула работнику излишне удержанный НДФЛ.

Сотрудник вправе получать имущественный вычет у работодателя. Для этого он получает в ИФНС уведомление (утв. приказом ФНС России от 14.01.15 № ММВ-7-11/3@). Этот документ вместе с заявлением в свободной форме сотрудник представляет работодателю (п. 8 ст. 220 НК РФ).

Уведомление подтверждает право на вычет в течение всего налогового периода — года. В ФНС считали, что предоставить вычет можно только с месяца, в котором работник принес документы (письмо от 11.07.13 № ЕД-4-3/12491@). Из кодекса это не следует. Поэтому ВС РФ разъяснил в обзоре от 21.10.

15, что вычет можно предоставлять с 1 января независимо от того, когда сотрудник подал заявление. ФНС с этим согласилась и отменила свои прежние разъяснения письмом от 25.12.15 № БС-4-11/22869@. В Минфине в 2015 году также согласились, что вычет можно предоставить с начала года (письмо от 25.09.

15 № 03-04-05/55051).

В расчете 6-НДФЛ отражайте вычет в том размере, который успели предоставить в течение отчетного периода. Запишите его в строке 030. В строке 070 запишите фактически удержанный налог.

А сумму, которую вернули работнику — в строке 090.

На примере

4 апреля сотрудник принес уведомление о праве на имущественный вычет в размере 1 400 000 руб. Компания пересчитала исчисленный налог с доходов (зарплаты) за январь — март. Доходы за этот период — 180 000 руб., исчисленный и удержанный НДФЛ — 23 400 руб. (180 000 руб. × 13%). Доходы меньше вычета, поэтому весь удержанный НДФЛ — 23 400 руб. компания в апреле вернула работнику на счет в банке.

За второй квартал доходы работника — 190 000 руб. Всю сумму компания уменьшила на вычет, поэтому не исчисляла и не удерживала НДФЛ. За полугодие компания предоставила вычет — 370 000 руб. (180 000 + 190 000). Эту сумму компания отразила в строке 030. Компания в течение полугодия удержала 23 400 руб. и вернула сотруднику, поэтому отразила эту сумму в строке 090.

Компания в течение полугодия начислила доходы еще трем сотрудникам — 800 000 руб., исчислила и удержала НДФЛ — 104 000 руб. (800 000 руб. × 13%). Этот налог компания записала в строке 040. В строке 070 она отразила 127 400 руб. (104 000 + 23 400). В строке 020 — 1 170 000 руб. (800 000 + 180 000 + 190 000). Раздел 1 компания заполнила, как в образце 70.

Образец 70. Как отразить имущественный вычет в разделе 1:

4. Вычеты превысили зарплату

Сотрудница работает на 0,5 ставки. У нее трое несовершеннолетних детей. Вычеты превышают зарплату за месяц, поэтому компания не удерживает НДФЛ.

Вычеты превышают доходы, поэтому компания не удерживает НДФЛ. Но при этом все равно является налоговым агентом (п. 1 ст. 226 НК РФ). Поэтому зарплату надо включить в расчет 6-НДФЛ.

В строке 020 раздела 1 запишите начисленную зарплату. Такую же сумму отразите в строке 030. Ведь предоставленные вычеты не могут превышать полученный доход. Начисленный и удержанный налог будет равен нулю.
В разделе 2 расчета компания может заполнить только строки 100 и 130.

Если сотрудница получает зарплату вместе с другими работниками, компания запишет в строке 110 дату, когда удержала налог у остальных работников. Но если в блок попадают только выплаты по этой сотруднице, можно вообще не заполнять раздел 2, либо заполните даты так. В строке 100 запишите последний день месяца, а в строках 100 и 110 поставьте нулевые даты — 00.00.0000.

В строке 130 — сумму дохода, а в строке 140 — ноль (письмо ФНС России от 05.08.16 № БС-4-11/14373).

На примере

В компании работает одна сотрудница на 0,5 ставки. Зарплата — 5000 руб. в месяц. У сотрудницы трое детей, каждый месяц ей положены вычеты — 5800 руб. (1400 руб. × 2 3000 руб.). Это больше зарплаты (5800 > 5000), поэтому НДФЛ компания не удерживает.

Раздел 1. Доходы за январь — июнь — 30 000 руб. (5000 руб. × 6 мес.). Эту сумму компания записала в строке 020. Вычеты за этот период — 34 800 руб. (5800 руб. × 6 мес.). Вычеты не могут превышать зарплату, поэтому компания в строке 030 записала 30 000 руб.

Раздел 2. Во втором квартале компания выдала зарплату за март — 4 апреля, за апрель — 4 мая, за май — 3 июня. В этот день компания не удерживала НДФЛ, поскольку вычеты превысили доходы. В строке 100 она поставила дату получения дохода — последний день месяца, а в строках 110 и 120 — нулевые даты. Расчет компания заполнила как в образце 71.

Образец 71. Как заполнить расчет, если вычеты превышают зарплату:

Как заполнить справку 2-НДФЛ за 2015 год: обзор сложных ситуаций

Источник: http://www.buhonline.ru/pub/comments

Большинство работодателей уже приступило к формированию справок по форме 2-НДФЛ за прошлый год. Трудности возникают у тех, кто оказался в нестандартной ситуации: задолженность по зарплате, излишняя уплата налога превышение вычетов над доходами и проч. В этой статье мы даем практические рекомендации по заполнению формы 2-НДФЛ в сложных случаях.

Материалы по теме

Сегодня

Минфин напомнил, как вернуть переплату по НДФЛ работнику, который в течение налогового периода приобрел статус резидента РФ

Вчера

ФНС: печать организации на справках 2-НДФЛ не нужна

1 марта

При выплате ежемесячной матпомощи работникам, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком, предоставляется «детский» вычет по НДФЛ

В 2015 году зарплату начислили, но не выплатили

Среди организаций и ИП немало таких, кто оказался в сложной финансовой ситуации и не может своевременно выплачивать зарплату. У бухгалтера возникает вопрос: нужно ли отражать начисленную, но не выданную заработную плату в справке 2-НДФЛ? И, если нужно, то какие поля следует заполнить?

На первый взгляд может показаться, что заполнять 2-НДФЛ не потребуется до тех пор, пока работодатель не погасит задолженность перед сотрудником.

15 № ММВ-7-11/485@. Тогда как в нашем случае речь идет о доходах, которые фактически не получены.

Тем не менее, начисленная заработная плата должна попасть в справку независимо от того, выдана ли она работнику.

Объясняется это тем, что датой получения дохода в виде оплаты труда считается последний день месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ).

Значит, начисленная зарплата считается полученной, даже если деньги к сотруднику не поступили. Как следствие, в справке 2-НДФЛ следует отразить начисленную, но не выданную зарплату.

Начисленную сумму нужно указать в разделе 3 в поле «Сумма дохода» за тот месяц, за который она начислена. Далее начисленная зарплата войдет в состав итогового показателя, отраженного в разделе 5 в поле «Общая сумма дохода». Эта же величина за минусом вычетов войдет в состав итогового показателя, отраженного в разделе 5 в поле «Налоговая база».

Налог с начисленной, но не выданной зарплаты, будет показан в составе итогового показателя в разделе 5 в поле «Сумма налога исчисленная». Поля «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная» в разделе 5 не заполняются.

Добавим, что бухгалтер должен заполнить только справку с признаком «1». Обязанность по представлению справки с признаком «2» возникает в связи с невозможностью удержать НДФЛ (п. 5 ст. 226 НК РФ).

А при задержке зарплаты об удержании налога речь не заходит.

Зарплату начислили в 2015 году, а выплатили в 2016 году

Многие работодатели выдают декабрьскую зарплату в январе. Кроме того, есть компании и ИП, которые в новом году погашают задолженность по заработной плате за несколько месяцев прошлого года. При этом бухгалтер удерживает и перечисляет в бюджет налог на доходы. Каким образом отразить это в справке 2-НДФЛ?

По мнению специалистов ФНС России любые сведения, относящиеся к прошлогодним доходам, необходимо показывать в справке за прошлый год. Это правило действует и в случае, когда налог с прошлогодней зарплаты перечислен уже в новом году.

Если же 2-НДФЛ за прошлый год уже сдана, работодателю придется представить корректировку. Такое мнение изложено в письме от 02.03.15 № БС-4-11/3283. (см.

В корректирующей справке следует продублировать данные исходного документа и плюс к этому указать величину НДФЛ, который был удержан и перечислен после Нового года. Эта цифра войдет в итоговые показатели, отраженные в разделе 5 в полях «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная».

Ндфл удержали правильно, но перечислили излишне

Некоторые трудности вызывает ситуация, когда налог начислен и удержан верно, но в бюджет ошибочно перечислена завышенная сумма налога.

Чтобы правильно заполнить форму 2-НДФЛ, нужно руководствоваться следующим утверждением: излишне уплаченная сумма не является налогом. Следовательно, она не должна отражаться в справке о доходах.

Таким образом, в разделе 5 поля «Сумма налога исчисленная», «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная» надо заполнить так, как будто переплаты не было.

Приведем пример. Допустим, работодатель начислил и удержал НДФЛ в размере 10 000 руб., а в бюджет по ошибке перечислил 15 000 руб. В справке о доходах в соответствующих полях раздела 5 бухгалтер должен проставить цифру 10 000. Что касается переплаты, то ее можно зачесть или вернуть. Для этого нужно провести сверку с бюджетом, а затем написать заявление в ИФНС.

Сумма стандартных вычетов работника превысила его доходы

Случается, что размер стандартных вычетов работника оказывается больше, чем его доход. Это происходит, в частности, когда сотрудник с маленьким окладом получает вычет сразу на нескольких детей.

При подобных обстоятельствах заполнить форму 2-НДФЛ непросто, так как бухгалтерские программы обычно не позволяют указывать превышение вычетов над доходами. Причина в том, что облагаемая база по налогу на доходы может быть положительной или нулевой, но не отрицательной.

Для решения проблемы раздел 4 справки нужно заполнить так, чтобы сумма вычетов по всем кодам равнялась величине дохода. Проще говоря, размер вычетов следует «подогнать» под размер дохода, чтобы облагаемая база приняла нулевое значение. В разделе 5 в полях «Налоговая база», «Сумма налога исчисленная» и «Сумма налога удержанная» следует поставить нули.

Пример

Суммарная величина вычетов по коду 115 также составила за год 16 800 руб. Суммарная величина кодов по вычету 116 составила за год 36 000 руб. (3 000 руб. х 12 мес.). Итого за год размер всех «детских» вычетов достиг 69 600 руб.(16 800 + 16 800 + 36 000).

Зарплата работника равнялась 4 500 руб. в месяц, и по итогам года составила 54 000 руб. (4 500 руб. х 12 мес.). При заполнении формы 2-НДФЛ бухгалтер «подогнал» суммарное значение вычетов под величину дохода.

Для этого в разделе 4 справки по коду 114 он указал сумму вычета 16 800, по коду 115 сумму вычета 16 800, а по коду 116 — сумму вычета 20 800 (54 000 — 16 800 — 16 800).

Обратите внимание: работодатель не должен представлять справку с признаком «2». Дело в том, что этот признак присваивается справкам, которые сдаются в связи с невозможностью удержать НДФЛ. Но в случае превышения вычетов над расходами налог удерживать вообще не нужно. Значит, бухгалтеру достаточно оформить справку с признаком «1».

Инспекция с первого раза не приняла справку

Нередко бывает так, что одни справки 2-НДФЛ инспекция принимает сразу, а в других находит ошибки и «возвращает» на доработку. Бухгалтеры сомневаются, как поступить после исправления изъянов: сдать заново все справки, либо представить только те, в которых были недочеты? Помимо этого возникают неясности, считается ли исправленная справка корректировочной и какой номер ей присвоить.

Сдавать повторно все справки не нужно, достаточно представить исправленные. Корректировочными такие формы не являются, поэтому в заголовке в поле «Номер корректировки» следует поставить «00». У исправленной справки остается такой же номер, как у исходной, но меняется дата — при повторной сдаче формы 2-НДФЛ бухгалтер должен поставить дату, когда внесены исправления.

Елена Маврицкая , ведущий эксперт «Бухгалтерии Онлайн»